Antworten rund um Lohn und Abrechnung

1Was ändert sich 2026 beim Mindestlohn?

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € je Stunde. Zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 € – beides ist bereits beschlossen.

• Der Mindestlohn ist eine Untergrenze. Höhere Branchen- oder Tarifmindestlöhne gehen vor.
• Maßgeblich ist der geschuldete Lohn, nicht der gezahlte: Wer darunter abrechnet, schuldet die Beiträge trotzdem (Stichwort Phantomlohn).
• Prüfen Sie Stundenverträge und Minijobs zum Jahreswechsel: Bei gleichbleibender Stundenzahl steigt das Entgelt automatisch.

2Wo liegt die Minijob-Grenze 2026?

Bei 603 € im Monat, also 7.236 € im Jahr. Die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und steigt 2027 auf voraussichtlich 633 €.

Die Formel dahinter: Mindestlohn mal 130 geteilt durch 3, aufgerundet auf volle Euro. Damit bleibt der Minijob immer bei rund zehn Wochenstunden.

• Gelegentliches, nicht vorhersehbares Überschreiten ist erlaubt: in höchstens zwei Kalendermonaten je Zeitjahr, jeweils bis zum Doppelten der Grenze.
• Regelmäßig geplante Mehrarbeit zählt nicht dazu – dann liegt eine versicherungspflichtige Beschäftigung vor.
• Steuerfreie und pauschal besteuerte Extras zählen nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt.

3Was kostet ein Minijob den Arbeitgeber?

Im gewerblichen Bereich rund 31 % des Entgelts, im Privathaushalt deutlich weniger.

Dazu kommt der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung entfällt, wenn die Aushilfe privat versichert ist.

4Welche Beitragssätze und Grenzen gelten 2026?

Die wichtigsten Rechengrößen auf einen Blick – bundeseinheitlich, eine Trennung nach West und Ost gibt es nicht mehr.

Der Zusatzbeitrag ist ein Durchschnittswert; jede Krankenkasse legt ihren eigenen Satz fest. In Sachsen tragen Beschäftigte in der Pflegeversicherung einen halben Punkt mehr, Arbeitgeber einen halben Punkt weniger.

5Wann ist eine Beschäftigung kurzfristig?

Wenn sie von vornherein auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist. Eine Verdienstgrenze gibt es nicht.

• Alle kurzfristigen Beschäftigungen des Jahres werden zusammengerechnet – auch die bei anderen Arbeitgebern.
• In der Landwirtschaft gelten seit 2026 erweiterte Grenzen von 15 Wochen beziehungsweise 90 Arbeitstagen.
• Berufsmäßigkeit ist nur zu prüfen, wenn das Entgelt über der Minijob-Grenze liegt. Wer die Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung, dem Studium oder der Schule ausübt, arbeitet in der Regel nicht berufsmäßig.
• Nach der Anmeldung meldet die Minijob-Zentrale elektronisch zurück, ob im laufenden Jahr weitere kurzfristige Beschäftigungen vorliegen. Diese Rückmeldung gehört zu den Entgeltunterlagen.

6Welche Meldungen zur Sozialversicherung gibt es?

Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung und Unterbrechungsmeldung – alle elektronisch aus dem Abrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal.

Für Minijobs gehen alle Meldungen an die Minijob-Zentrale, nicht an die Krankenkasse.

7Wann sind die Sozialversicherungsbeiträge fällig?

Am drittletzten Bankarbeitstag des Monats, in dem gearbeitet wurde. Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher vorliegen.

• Der 24. und der 31. Dezember gelten nicht als Bankarbeitstage.
• Steht die endgültige Höhe noch nicht fest, wird geschätzt. Zulässig ist auch, den Vormonatsbetrag anzusetzen und im Folgemonat auszugleichen – nicht jedoch bei Einmalzahlungen.
• Wer zu spät zahlt, zahlt einen Säumniszuschlag von einem Prozent des rückständigen Betrags je angefangenem Monat. Das gilt auch bei erteiltem Lastschriftmandat, wenn zu niedrig geschätzt wurde.

8Wann ist die Lohnsteuer-Anmeldung abzugeben?

Spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist.

Die Zahlung ist zeitgleich fällig. Übermittelt wird ausschließlich elektronisch und authentifiziert. Eine Dauerfristverlängerung wie bei der Umsatzsteuer sieht das Gesetz für die Lohnsteuer nicht vor; Fristverlängerungen sind nur im begründeten Einzelfall möglich.

9Bis wann muss die Lohnsteuerbescheinigung übermittelt werden?

Bis zum letzten Februartag des Folgejahres. Für das Jahr 2026 also bis zum 28. Februar 2027.

• Übermittelt wird elektronisch und authentifiziert; Ordnungsmerkmal ist die Steuer-Identifikationsnummer.
• Beschäftigte erhalten einen Ausdruck oder die Bescheinigung elektronisch bereitgestellt.
• Das Lohnkonto wird zum selben Zeitpunkt abgeschlossen.

10Wie funktioniert der ELStAM-Abruf?

Der Arbeitgeber meldet die Beschäftigung elektronisch an und ruft die Lohnsteuerabzugsmerkmale ab. Dafür genügen Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer und die Angabe, ob es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt.

• Die Merkmale stehen in der Regel innerhalb weniger Werktage bereit.
• Änderungslisten werden monatlich bereitgestellt und müssen abgerufen und angewendet werden.
• Beim Ausscheiden ist die Abmeldung Pflicht – sonst laufen die Merkmale weiter.
• Fehlt die Steuer-Identifikationsnummer oder ist der Abruf gesperrt, gilt Steuerklasse VI.

11Wie lange müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?

Für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Steuerlich gelten feste Fristen.

Die häufig genannte Fünf-Jahres-Frist für Entgeltunterlagen gibt es so nicht. Da im Regelfall alle vier Jahre geprüft wird, sollten Sie mit einem Zeitraum von fünf bis sechs Jahren planen.

12Was gilt ab 2027 für elektronische Entgeltunterlagen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, läuft zum 31. Dezember 2026 aus – ersatzlos.

Grundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung. Betroffen sind nicht die Abrechnungen selbst, sondern die Belege, die daneben zu führen sind:

• Befreiungsanträge von Minijobbern von der Rentenversicherungspflicht
• Erklärungen kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Beschäftigungen
• Mitgliedsbescheinigungen und Bescheide der Krankenkassen
• Bescheide der Finanzbehörden
• Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse
• Erklärungen nach dem Mindestlohngesetz
• Nachweise über Elternschaft für den Abschlag in der Pflegeversicherung

Zulässig sind PDF-Dateien sowie gängige Bildformate, jeweils als Einzeldatei, eindeutig zugeordnet und unveränderbar. Unterlagen, für die das Gesetz Schriftform verlangt, brauchen eine qualifizierte elektronische Signatur.

13Was gehört ins Lohnkonto?

Stammdaten und Abzugsmerkmale der beschäftigten Person sowie zu jeder Lohnzahlung Art und Höhe des Arbeitslohns, steuerfreie Bezüge und die einbehaltenen Steuern.

• Getrennt aufzuzeichnen sind Barlohn und Sachbezüge, laufender Arbeitslohn und sonstige Bezüge.
• Bestimmte Sachverhalte werden mit Großbuchstaben vermerkt – etwa „U" bei einer Unterbrechung der Lohnzahlung von mindestens fünf Arbeitstagen.
• Das Lohnkonto ist am Ort der Betriebsstätte zu führen, elektronisch ist zulässig und üblich.

14Was ändert sich 2027 bei der digitalen Lohnschnittstelle?

Die Schnittstelle, über die Lohndaten bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung bereitgestellt werden, wird deutlich erweitert.

Ab dem 1. Januar 2027 sind auch Daten aus Vor- und Nebensystemen bereitzustellen. Gemeint sind unter anderem:

• Zeiterfassung
• Reisekostenabrechnung
• elektronische Fahrtenbücher
• Dokumentenverwaltung und externe Rechner für Zulagen oder Boni

Die Pflicht betrifft Daten, die ab 2027 aufgezeichnet werden. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, auch wenn die Abrechnung ausgelagert ist.

15Wie läuft eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung ab?

In der Regel alle vier Jahre, angekündigt mit einigen Wochen Vorlauf, spätestens zwei Wochen vorher.

• Geprüft werden Meldungen, Beitragsberechnung, die Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen und die Entgeltunterlagen; die Künstlersozialabgabe wird mitgeprüft.
• Die Daten der Entgeltabrechnung werden seit 2023 elektronisch übermittelt, die der Finanzbuchhaltung seit 2025.
• Eine Befreiung von dieser Datenlieferung ist letztmals für Zeiträume bis Ende 2026 möglich. Ab 2027 gilt sie für alle Arbeitgeber.
• Maßstab für die Unterlagen: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.

16Wer muss Arbeitszeiten aufzeichnen?

Im Ergebnis alle Arbeitgeber. Die Pflicht ergibt sich heute aus mehreren Vorschriften nebeneinander.

• Das Arbeitszeitgesetz verlangt die Aufzeichnung der Zeit über acht Stunden hinaus, Aufbewahrung zwei Jahre.
• Das Mindestlohngesetz verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – bei Minijobs und in bestimmten Branchen wie Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung oder Fleischwirtschaft. Aufzuzeichnen ist spätestens am siebten Tag danach.
• Aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bereits jetzt die Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen.

17Kommt die elektronische Zeiterfassungspflicht?

Ein Entwurf des Arbeitsministeriums liegt seit Mitte 2026 vor. Beschlossen ist er nicht.

Vorgesehen sind unter anderem die grundsätzlich elektronische Aufzeichnung, die Erfassung am selben Tag und ein Auskunftsanspruch der Beschäftigten. Für kleinere Betriebe sind gestufte Übergangsfristen vorgesehen, Kleinstbetriebe sollen dauerhaft ausgenommen bleiben.

18Wie kommen Zeiten aus einem Fremdsystem in die Abrechnung?

Über eine CSV-Datei. Der LohnManager erkennt zwölf feste Aufbauten an der Kopfzeile – passt Ihre Datei nicht dazu, hilft unser Superimporter.

• Die MicroApp erkennt Trennzeichen, Kopfzeile und Spalten selbst, auch bei Stempeluhr-Buchungen und Pausen als Minutenwert oder Zeitfenster.
• Sie schreibt daraus eine Datei im Standardformat des LohnManagers, ersetzt Umlaute und meldet unvollständige Zeitpaare.
• Die Umwandlung läuft im Browser; es werden keine Daten übertragen.

19Wie werden Überstunden abgerechnet?

Mehrarbeit wird wie laufender Arbeitslohn versteuert und verbeitragt. Steuerfrei sind nur bestimmte Zuschläge für ungünstige Zeiten.

• Eine pauschale Abgeltung „mit dem Gehalt" ist nur in engen Grenzen wirksam; unwirksame Klauseln führen zu Nachzahlungen samt Beiträgen.
• Werden Überstunden ausgezahlt statt abgefeiert, entsteht der Anspruch im Auszahlungsmonat.
• Ein Vorhaben, Zuschläge für Mehrarbeit steuerfrei zu stellen, ist angekündigt, aber nicht in Kraft.

20Welche Zuschläge für Sonntag, Feiertag und Nacht sind steuerfrei?

Zuschläge auf den Grundlohn sind bis zu bestimmten Prozentsätzen steuerfrei, wenn tatsächlich zu diesen Zeiten gearbeitet wurde.

Steuerfrei sind die Zuschläge bis zu einem Grundlohn von 50 € je Stunde, beitragsfrei nur bis 25 € je Stunde. Voraussetzung sind Einzelaufzeichnungen der Stunden – Pauschalen ohne Abrechnung auf Ist-Basis erkennt keine Prüfung an.

21Wie lange wird das Entgelt im Krankheitsfall fortgezahlt?

Sechs Wochen je Krankheitsfall, nach vier Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis.

• Bei derselben Erkrankung entsteht ein neuer Anspruch erst, wenn seit der letzten Arbeitsunfähigkeit sechs Monate vergangen sind oder seit Beginn der ersten Erkrankung zwölf Monate.
• Fortzuzahlen ist, was ohne die Erkrankung verdient worden wäre – regelmäßige Zuschläge zählen mit, Auslagenersatz nicht.
• Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld, längstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren; die sechs Wochen werden angerechnet.

22Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeit?

Die Praxis meldet die Krankschreibung an die Krankenkasse, die beschäftigte Person meldet sich beim Arbeitgeber, der Arbeitgeber ruft die Daten ab. Zugeschickt wird nichts.

• Die Anzeigepflicht bleibt bestehen – abgerufen werden darf erst danach.
• Zwischen Praxis und Kasse vergeht etwas Zeit; ein Abruf am selben Tag läuft oft ins Leere.
• Übermittelt werden Beginn, voraussichtliches Ende und die Angabe, ob es sich um eine Folgebescheinigung handelt – keine Diagnose.
• Papier gilt weiter für privat Versicherte, bei Behandlung im Ausland und für Minijobs in Privathaushalten.

23Wann bekommen wir Geld von der Krankenkasse zurück?

Über die Umlageverfahren U1 und U2.

• U1 erstattet einen Teil der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – nur für Betriebe mit in der Regel höchstens 30 Beschäftigten. Der Erstattungssatz hängt vom gewählten Tarif der Kasse ab.
• U2 erstattet Mutterschaftsleistungen zu 100 % – unabhängig von der Betriebsgröße, einschließlich pauschaler Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
• Teilzeitkräfte werden bei der Betriebsgröße anteilig gezählt.

24Was ist beim Mutterschutz zu beachten?

Sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung besteht ein Beschäftigungsverbot, bei Früh- und Mehrlingsgeburten zwölf Wochen danach.

• Die Kasse zahlt Mutterschaftsgeld von höchstens 13 € je Kalendertag, der Arbeitgeber stockt auf das durchschnittliche Nettoentgelt auf. Dieser Zuschuss ist steuer- und beitragsfrei und wird über U2 erstattet.
• Bei einem Beschäftigungsverbot außerhalb der Schutzfristen wird Mutterschutzlohn gezahlt – dieser ist regulär steuer- und beitragspflichtig.
• Seit Juni 2025 gibt es gestaffelte Schutzfristen nach einer Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche.

25Welche Fristen gelten bei Elternzeit?

Sieben Wochen vor Beginn, wenn die Elternzeit bis zum dritten Geburtstag genommen wird, sonst 13 Wochen. Schriftlich.

• Bis zu 24 Monate können zwischen dem dritten und dem achten Geburtstag genommen werden; die Elternzeit lässt sich auf drei Abschnitte verteilen.
• Teilzeit während der Elternzeit ist bis 32 Wochenstunden möglich.
• Elterngeld ersetzt 65 bis 67 % des wegfallenden Nettoeinkommens, mindestens 300 € und höchstens 1.800 € im Monat. Ab einem zu versteuernden Einkommen von 175.000 € entfällt der Anspruch.
• Der gleichzeitige Bezug von Basiselterngeld durch beide Eltern ist auf einen Monat begrenzt.

26Welche Unterlagen brauchen wir bei einer Neueinstellung?

Stammdaten, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Krankenkasse – und je nach Fall einiges mehr.

• Bei Minijobs: Angaben zu weiteren Beschäftigungen und gegebenenfalls der Befreiungsantrag zur Rentenversicherung.
• Bei kurzfristiger Beschäftigung: Erklärung zu Vorbeschäftigungen im laufenden Jahr.
• Bei Studierenden: Immatrikulationsbescheinigung; bei ausländischen Beschäftigten: Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis.
• Für den Abschlag in der Pflegeversicherung: Nachweise über Kinder.

27Was ist eine Sofortmeldung?

In bestimmten Branchen muss die Beschäftigung vor dem ersten Arbeitstag gemeldet werden – nicht erst mit der nächsten Abrechnung.

Betroffen sind unter anderem Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions- und Logistikgewerbe, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Beschäftigte müssen in diesen Branchen außerdem ein Ausweisdokument mitführen; der Arbeitgeber händigt dazu ein Merkblatt aus.

28Welche Kündigungsfristen gelten?

Die Grundfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende. Für Arbeitgeber verlängert sie sich mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit.

In der Probezeit gilt eine Frist von zwei Wochen. Die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit wird elektronisch übermittelt; Papier gibt es dafür nicht mehr.

29Wann verfällt Urlaub?

Nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig darauf hingewiesen hat. Ohne Hinweis verfällt der Anspruch nicht – und verjährt auch nicht.

• Der Hinweis muss individuell erfolgen: verbleibende Tage, Verfallzeitpunkt, Aufforderung, den Urlaub zu nehmen. Am besten schriftlich zu Jahresbeginn.
• Übertragener Urlaub verfällt regulär am 31. März des Folgejahres.
• Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verfällt der Anspruch spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.
• Abgegolten wird nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – die Abgeltung ist steuer- und beitragspflichtig.

30Wie wird eine Abfindung abgerechnet?

Voll steuerpflichtig, aber beitragsfrei in der Sozialversicherung – vorausgesetzt, sie wird für den Verlust des Arbeitsplatzes gezahlt.

• Der ermäßigt besteuerbare Betrag wird weiterhin gesondert in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen.
• Weisen Sie Beschäftigte auf die Veranlagungspflicht hin – die Steuerlast im Auszahlungsmonat überrascht sonst.
• Wird bei einer Abfindung die Kündigungsfrist nicht eingehalten, kann das Arbeitslosengeld ruhen. Eigenkündigung und Aufhebungsvertrag können eine Sperrzeit auslösen.

31Was gilt für Werkstudenten?

Wer neben dem Studium arbeitet, ist in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung frei – rentenversicherungspflichtig bleibt die Beschäftigung.

• In der Vorlesungszeit gilt die Grenze von 20 Wochenstunden. Die Höhe des Verdienstes spielt keine Rolle.
• In den Semesterferien darf ohne Begrenzung der Stunden gearbeitet werden.
• Mehr als 20 Stunden in der Vorlesungszeit sind unschädlich, wenn abends, nachts oder am Wochenende gearbeitet wird und solche Zeiten im Jahr 26 Wochen nicht überschreiten.
• Mit der Exmatrikulation endet das Privileg – ab dem Folgetag gelten die normalen Regeln.

32Was ist bei der Beschäftigung von Rentnern zu beachten?

Beim Bezug einer Altersrente gibt es seit 2023 keine Hinzuverdienstgrenze mehr. Bei Erwerbsminderungsrenten schon.

• Nach der Regelaltersgrenze ist die beschäftigte Person in der Rentenversicherung frei – der Arbeitgeberanteil fällt trotzdem an. Dasselbe gilt in der Arbeitslosenversicherung.
• Auf Wunsch kann die beschäftigte Person auf die Versicherungsfreiheit verzichten. Dann zahlt sie ihren Anteil, der Arbeitgeberanteil wirkt sich aus, und die Rente steigt.
• Kranken- und Pflegeversicherung bleiben normal beitragspflichtig.

33Was gilt für Auszubildende?

Auszubildende sind in allen Zweigen versicherungspflichtig – Minijob- und Übergangsbereichsregeln greifen nicht.

• Die Mindestausbildungsvergütung beträgt bei einem Beginn im Jahr 2026 im ersten Jahr 724 €, danach 854 €, 977 € und 1.014 €. Maßgeblich ist das Jahr des Ausbildungsbeginns.
• Tarifgebundene Betriebe dürfen abweichen.
• Liegt die Vergütung bei höchstens 325 € im Monat, trägt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge allein.

34Wie werden Praktikanten abgerechnet?

Es kommt darauf an, ob das Praktikum vorgeschrieben ist und wann es stattfindet.

• Vorgeschriebene Zwischenpraktika während des Studiums sind in allen Zweigen versicherungsfrei, unabhängig vom Entgelt.
• Freiwillige Praktika werden wie normale Beschäftigungen behandelt – mit Minijob- oder Übergangsbereichsregeln.
• Vor- und Nachpraktika sind gesondert zu beurteilen; hier wird häufig falsch gemeldet.
• Auch beim Mindestlohn gelten Ausnahmen für Pflichtpraktika und kurze Orientierungspraktika.

35Wann fällt die Ausgleichsabgabe an?

Wenn ein Betrieb im Jahresdurchschnitt mindestens 20 Arbeitsplätze hat und die Pflichtquote von 5 % nicht erfüllt.

Anzeige und Zahlung sind bis zum 31. März des Folgejahres fällig. Aufträge an anerkannte Werkstätten lassen sich zur Hälfte anrechnen. Schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf fünf Tage Zusatzurlaub bei einer Fünftagewoche.

36Wie funktioniert der 50-Euro-Sachbezug?

Sachleistungen bis 50 € im Monat bleiben steuer- und beitragsfrei. Das ist eine Freigrenze, kein Freibetrag.

• Ein Cent darüber, und der gesamte Betrag wird steuer- und beitragspflichtig.
• Alle Sachbezüge des Monats werden zusammengerechnet; nicht genutzte Beträge lassen sich nicht ansparen.
• Gutscheinkarten sind nur begünstigt, wenn sie auf ein begrenztes Netz oder eine begrenzte Produktpalette beschränkt sind. Offene Kreditkarten erfüllen das nicht.
• Die Leistung muss zusätzlich zum Arbeitslohn kommen – eine Umwandlung des Gehalts schließt die Steuerfreiheit aus.

37Was gilt für Essenszuschüsse?

Verpflegung wird mit amtlichen Sachbezugswerten angesetzt. 2026 sind das 2,37 € für ein Frühstück und je 4,57 € für Mittag- und Abendessen.

• Ein Zuschuss zum Essen ist bis 7,67 € je Arbeitstag begünstigt: der Sachbezugswert pauschal versteuert, dazu ein steuerfreier Aufschlag.
• Bei freier Unterkunft gelten 285 € im Monat, für eine abgeschlossene Wohnung der ortsübliche Mietpreis.
• Die Werte werden jährlich angepasst.

38Wie wird ein Firmenwagen versteuert?

Mit einem Prozent des Bruttolistenpreises im Monat – bei Elektrofahrzeugen deutlich weniger.

Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kommen 0,03 % je Entfernungskilometer hinzu. Die erhöhte Preisgrenze von 100.000 € gilt für Fahrzeuge, die nach dem 30. Juni 2025 angeschafft oder geleast wurden. Ein Fahrtenbuch ist die Alternative – es muss zeitnah, geschlossen und unveränderbar geführt werden.

39Lohnt sich ein Dienstrad?

Für beide Seiten – vor allem, wenn es zusätzlich zum Gehalt kommt.

• Wird das Rad zusätzlich zum Arbeitslohn überlassen, bleibt der Vorteil steuer- und beitragsfrei.
• Bei Gehaltsumwandlung wird ein Viertel des Listenpreises mit einem Prozent angesetzt – bei einem Rad für 2.500 € sind das rund 6 € im Monat.
• Achten Sie darauf, dass nach der Umwandlung noch der Mindestlohn erreicht wird. Das ist ein Standardprüfpunkt.
• Für schnelle S-Pedelecs gelten die Regeln für Kraftfahrzeuge.

40Was gilt für Fahrtkosten und Jobticket?

Ein Ticket für den öffentlichen Verkehr kann steuerfrei bezuschusst werden, Fahrten mit dem eigenen Auto pauschal.

• Zuschüsse zum ÖPNV-Ticket, auch zum Deutschlandticket, sind steuer- und beitragsfrei, wenn sie zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Sie mindern allerdings die Entfernungspauschale.
• Alternativ ist eine Pauschalversteuerung mit 25 % möglich – dann bleibt die Entfernungspauschale unangetastet, und auch eine Umwandlung ist zulässig.
• Zuschüsse für Fahrten mit dem Pkw lassen sich mit 15 % pauschal versteuern, begrenzt auf die Höhe der Entfernungspauschale.
• Die Entfernungspauschale beträgt 2026 einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer.

41Welche steuerfreien Extras gibt es außerdem?

Eine ganze Reihe – richtig eingesetzt bleibt vom Aufwand mehr beim Beschäftigten hängen als bei einer Gehaltserhöhung.

Ein Fitnessstudiobeitrag gehört nicht zur Gesundheitsförderung – begünstigt sind nur zertifizierte Präventionsangebote. Seit 2026 ist die Pauschalversteuerung einer Betriebsveranstaltung nur möglich, wenn sie allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offensteht.

42Wie funktioniert die betriebliche Altersvorsorge?

Beiträge in eine Direktversicherung, Pensionskasse oder einen Pensionsfonds sind bis 8 % der Beitragsbemessungsgrenze steuerfrei, bis 4 % auch beitragsfrei.

• 2026 sind das 8.112 € im Jahr steuerfrei und 4.056 € beitragsfrei.
• Bei einer Entgeltumwandlung muss der Arbeitgeber 15 % zuschießen, soweit er Sozialversicherungsbeiträge spart.
• Für Zusagen aus der Zeit vor 2005 gilt weiterhin die Pauschalversteuerung mit 20 %.
• Das zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz ist Anfang 2026 in Kraft getreten und erleichtert unter anderem automatische Modelle.

43Was tun, wenn eine Lohnpfändung eingeht?

Der Arbeitgeber wird zum Drittschuldner und muss innerhalb von zwei Wochen erklären, ob und in welcher Höhe gezahlt wird.

• Die Frist läuft ab Zustellung, nicht ab dem Datum des Beschlusses.
• Aus dem Nettoentgelt werden zunächst unpfändbare Bestandteile herausgerechnet: die Hälfte der Mehrarbeitsvergütung, Urlaubsgeld, Auslösungen, Gefahren- und Schmutzzulagen im üblichen Rahmen.
• Der pfändbare Rest ergibt sich aus der Tabelle, abhängig von der Zahl der Unterhaltsberechtigten. Seit Juli 2026 bleiben monatlich 1.587,40 € in jedem Fall frei.
• Bei mehreren Pfändungen entscheidet die Reihenfolge des Eingangs.

44Wann ist eine Statusfeststellung nötig?

Immer dann, wenn unklar ist, ob jemand beschäftigt oder selbständig tätig ist – und zwingend bei Angehörigen und geschäftsführenden Gesellschaftern.

• Zuständig ist die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung.
• Seit 2022 wird nur noch der Erwerbsstatus festgestellt, nicht mehr die Versicherungspflicht in einzelnen Zweigen.
• Die Klärung ist schon vor Aufnahme der Tätigkeit möglich; weicht die Praxis später wesentlich ab, ist das binnen eines Monats mitzuteilen.
• Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Beginn gestellt, kann die Versicherungspflicht erst mit der Entscheidung beginnen – das erspart Nachzahlungen.

45Wann brauchen Beschäftigte eine A1-Bescheinigung?

Bei jeder Tätigkeit in einem anderen EU-Staat, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich. Auch bei einem eintägigen Termin.

• Eine Bagatellgrenze gibt es nicht – auch die Messe oder das Meeting zählen.
• Beantragt wird vor Reisebeginn, elektronisch; Papieranträge sind seit 2025 nicht mehr zulässig.
• Bei einer Entsendung gilt die Bescheinigung bis zu 24 Monate.
• Arbeitet jemand regelmäßig vom Wohnsitz im Ausland aus, ist zusätzlich zu prüfen, welches Sozialversicherungsrecht gilt. Für grenzüberschreitende Telearbeit gibt es eine Sonderregelung bis knapp 50 % der Arbeitszeit im Wohnstaat.

46Was ist Phantomlohn?

Beiträge werden nach dem geschuldeten Lohn berechnet, nicht nach dem gezahlten. Wer zu wenig zahlt, schuldet die Beiträge trotzdem.

• Typische Auslöser: nicht beachteter Mindestlohn, allgemeinverbindliche Tarifverträge, vergessene Zuschläge, unbezahlte Überstunden.
• Besonders heikel bei Minijobs: Der geschuldete Lohn kann die Geringfügigkeitsgrenze überschreiten und die Beschäftigung rückwirkend versicherungspflichtig machen.
• Die Nachforderung trifft den Arbeitgeber allein – vom Beschäftigten lässt sich der Arbeitnehmeranteil nur für die letzten drei Monate zurückholen.

47Was ist bei Homeoffice zu beachten?

Steuerlich ist die Homeoffice-Pauschale Sache der Beschäftigten. Der Arbeitgeber kann sie nicht steuerfrei auszahlen.

• Die Pauschale beträgt 6 € je Tag, höchstens 1.260 € im Jahr, und wird in der Steuererklärung geltend gemacht.
• Steuerfrei sind dagegen die Überlassung von Geräten und die Übernahme betrieblicher Telekommunikationskosten.
• Ein Internetzuschuss lässt sich bis 50 € im Monat pauschal versteuern.
• Wird dauerhaft aus dem Ausland gearbeitet, sind Sozialversicherung, Steuer und Betriebsstättenrisiko vorher zu klären.

48Können wir das Lohnbüro mitten im Jahr wechseln?

Ja. Sauberer ist der Jahreswechsel, aber ein unterjähriger Wechsel funktioniert, wenn die Vortragswerte vollständig übernommen werden.

Gebraucht werden:

• Personalstammdaten mit Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung
• die aufgelaufenen Jahreswerte: Steuer- und Beitragsbrutto, einbehaltene Steuern und Beiträge, ausgeschöpfte Bemessungsgrenzen, Einmalzahlungen
• die letzte Abrechnung je Person als Kontrollgröße
• Betriebsdaten: Betriebsnummer, Krankenkassen, Erstattungssatz der U1, Angaben zur Berufsgenossenschaft
• laufende Sonderfälle: Pfändungen, Darlehen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, Dienstwagen

Der bisherige Dienstleister muss diese Daten herausgeben. Achten Sie auf die Kündigungsfrist des bestehenden Vertrags – sie ist der häufigste Grund für Verzögerungen.

49Was bedeutet die E-Rechnung für uns?

Empfangen müssen Sie elektronische Rechnungen bereits seit 2025. Ausstellen müssen Sie sie je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.

Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Leistungen an Privatpersonen. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Datensatz maßgeblich, nicht die Bilddatei. Aufzubewahren sind E-Rechnungen acht Jahre – unveränderbar, einschließlich des strukturierten Teils.

50Was kann das ServicePortal?

Es bündelt alle Werkzeuge, die Sie im Alltag brauchen – vom Onboarding neuer Beschäftigter bis zur Auswertung der Personalkosten.

• Onboarding und Bestandsübernahme, Bescheinigungen, Abschläge, Lohnbestandteile, Dienstpläne
• Prüf-Assistenten für Status, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Praktikanten und Rentner
• Rechner für Firmenwagen, Mutterschaftsgeld und Entgeltoptimierung
• Auswertungen bis auf die Arbeitgeberkosten je Stunde

Der Zugang läuft über Ihre LohnManager-Anmeldung. Ein ausführliches Handbuch mit Bildschirmfotos liegt im Portal bereit.

51Was ist der lohnCopilot?

Ein KI-Assistent, der Fachfragen beantwortet und zugleich zeigt, wo etwas im LohnManager einzutragen ist.

• Er greift auf unser Handbuch und den Katalog der MicroApps zu und öffnet die passende Anwendung direkt im Fenster.
• Bei Werten, die sich jährlich ändern, recherchiert er den aktuellen Stand, statt aus dem Gedächtnis zu antworten.
• Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall – die verbindliche Prüfung machen wir.

52Wie erreichen wir Sie, und was gehört in eine gute Anfrage?

Am schnellsten geht es, wenn Fall, Zeitraum und Unterlagen zusammen ankommen.

• Nennen Sie Firma, Personalnummer und den betroffenen Abrechnungsmonat.
• Schicken Sie Belege als PDF – Bescheide der Kasse, Pfändungsbeschlüsse, Arbeitsverträge.
• Bei Fragen zu Zahlen hilft die Abrechnung, um die es geht, mehr als eine Beschreibung.
• Für wiederkehrende Vorgänge nutzen Sie am besten die passende MicroApp – die Angaben kommen dann vollständig und in der richtigen Form an.

lohn.Consult, Hirschmattenstraße 5d, 79111 Freiburg im Breisgau · Telefon 0761 151 88 18 · kontakt@lohnconsult.de