lohnConsult ServicePortal

1Willkommen im ServicePortal

Das ServicePortal ist Ihr digitaler Werkzeugkasten rund um die Lohnabrechnung: kleine, spezialisierte Anwendungen – wir nennen sie MicroApps –, die Sie direkt im Browser öffnen. Kein Download, keine Installation, keine Schulung.

Was Sie hier finden

Jede App erledigt genau eine Aufgabe: eine Bescheinigung erstellen, einen Vertrag erzeugen, einen Status prüfen, eine monatliche Meldung erfassen oder eine Berechnung nachvollziehen. Zusammen decken die Apps die Vorgänge ab, die zwischen Ihnen und Ihrem Lohnbüro sonst per E-Mail, Telefon oder Papier laufen.

2Zugang & Anmeldung

Das Portal selbst ist offen – Sie können jederzeit sehen, welche Apps es gibt. Erst beim Öffnen einer Anwendung fragt das Portal nach Ihren Zugangsdaten.

So melden Sie sich an

1. Rufen Sie www.lohnconsult.de auf und klicken Sie oben in der Navigation auf ServicePortal.
2. Suchen Sie die gewünschte Kachel und klicken Sie auf Öffnen bzw. Ausfüllen.
3. Geben Sie Firmennummer und Kennwort ein. Beides erhalten Sie von uns – die Firmennummer ist dieselbe wie auf Ihren Abrechnungsunterlagen.
4. Nach der Anmeldung öffnet sich die App direkt im Portal. Weitere Apps können Sie ohne erneute Anmeldung öffnen, solange das Browserfenster geöffnet bleibt.

Öffentliche Apps ohne Anmeldung

Einige Formulare sind bewusst frei zugänglich, damit Sie sie auch an Mitarbeitende weitergeben können – zum Beispiel die Reisekostenabrechnung, der baV-Antrag oder die Onboarding-Fragebögen. Sie erkennen sie am Kennzeichen Öffentlich auf der Kachel.

Direkt zur richtigen App

Jede App hat einen eigenen Link nach dem Muster www.lohnconsult.de/serviceportal.html?app=name. Sie können sich diese Links als Lesezeichen speichern oder an Mitarbeitende weitergeben – nach der Anmeldung landen Sie sofort in der gewünschten Anwendung.

3Aufbau des Portals

Die Startseite besteht aus einer Kachel je Anwendung. Jede Kachel zeigt auf einen Blick, was die App tut, zu welcher Kategorie sie gehört und was am Ende herauskommt.

Aufbau einer Kachel

Suche und Filter

Über dem Kachelraster finden Sie ein Suchfeld und die Kategorie-Reiter. Tippen Sie einfach ein Stichwort ein – Minijob, Kündigung, Wohngeld –, das Raster filtert sofort mit.

3Kategorien & Kennzeichen

Die sechs Kategorien

Kennzeichen auf den Kacheln

4So arbeiten die Apps

Alle Apps folgen demselben Bauprinzip. Wenn Sie eine kennen, kennen Sie alle.

1 · Alles läuft im Browser

Die Rechner und Prüfschemata arbeiten vollständig auf Ihrem Gerät. Ihre Eingaben verlassen den Browser nicht, solange Sie nichts absenden. Sie können eine App also gefahrlos zum Ausprobieren öffnen – es wird nichts gespeichert und nichts gemeldet.

2 · Ergebnis sofort, ohne Klick auf „Berechnen“

Die meisten Rechner aktualisieren ihr Ergebnis während der Eingabe. Rechts oder unterhalb der Eingaben steht das Ergebnis in der dunkelblauen Ergebniskarte, darunter die Herleitung.

3 · Daten aus dem LohnManager übernehmen

Wo es sinnvoll ist, bieten die Apps einen Abruf an: Sie geben Firmennummer, Personalnummer und Ihr LohnManager-Kennwort ein, die App holt die Stammdaten des Mitarbeiters und – je nach App – die Werte der letzten Abrechnungen. Übernommene Felder bleiben immer überschreibbar.

4 · Ergebnis mitnehmen

5Alle Apps auf einen Blick

Die folgende Übersicht zeigt alle Anwendungen des Portals mit ihrem Ergebnis und der Seite, auf der Sie die ausführliche Beschreibung finden.

6BescheinigungsManager

Wohngeldstelle, Familienkasse, Elterngeldstelle, Jobcenter, Agentur für Arbeit: Behörden verlangen regelmäßig Angaben vom Arbeitgeber. Der BescheinigungsManager füllt die amtlichen Vordrucke aus – mit den Zahlen aus Ihren eigenen Lohnabrechnungen.

Wann brauche ich das?

• Ein Mitarbeiter legt einen Antrag vor und braucht Ihre Angaben als Arbeitgeber.
• Ein Arbeitsverhältnis endet – die Agentur für Arbeit fordert die Arbeitsbescheinigung.
• Eine Mitarbeiterin geht in Mutterschutz und braucht die Elterngeld-Bescheinigung.
• Sie wollen die Zahlen nicht von Hand aus zwölf Abrechnungen abschreiben.

6Die Vorlagen im Überblick

Die acht Vorlagen

6Bedienung Schritt für Schritt

Schritt für Schritt

1. Vorlage anklicken. Oben erscheint die Kopfzeile mit der Vorlagennummer.
2. In Abschnitt 1 Daten aus dem LohnManager laden Firmennummer, Personalnummer und LohnManager-Kennwort eingeben, den Zeitraum („Zeitraum endet mit“) und die Anzahl der Monate festlegen, dann Alles abrufen.
3. In Abschnitt 2 Art der Bescheinigung ankreuzen, wofür die Bescheinigung bestimmt ist.
4. Die vorgefüllten Felder von oben nach unten durchgehen und prüfen.
5. Fehlende Angaben ergänzen – alles, was in keiner Abrechnung steht.
6. PDF erzeugen, ausdrucken, unterschreiben, an die Behörde geben.

6Daten aus dem LohnManager

Was der Abruf liefert

Besonderheiten einzelner Vorlagen

• Wohngeld: Steuerklasse, Pauschalbesteuerung und die Häkchen für RV/KV/PV leitet die App aus der Personengruppe ab; der Teilzeitanteil rechnet sich aus der Wochenarbeitszeit (40 Std. = 100 %).
• Elterngeld: zuerst den Entbindungstermin eintragen – daraus ergeben sich Schutzfrist (Termin −42 bis +56 Tage) und das Raster der 15 Monatszeilen.
• Kinderzuschlag und Bürgergeld: gefragt ist das laufende Brutto ohne Einmal- und Nachzahlungen.
• Bürgergeld Ziffer 5.9: der Stundenlohn wird geschätzt – bei abweichender Arbeitszeitregelung korrigieren.

6Elektronischer Versand

Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III wird seit 2023 elektronisch übermittelt. Die App bereitet die Angaben auf, gesendet wird im SV-Meldeportal.

Der Ablauf

1. Vorlage 5 ausfüllen und Daten für das SV-Meldeportal kopieren drücken.
2. Im SV-Meldeportal mit Elster-Zertifikat und Kennwort anmelden.
3. Prüfen, ob der Mitarbeiter dort angelegt ist (Verwaltung → Mitarbeiterverwaltung → Stammdatenverwaltung → Neuer Mitarbeiter).
4. Formular Arbeitsbescheinigung öffnen, oben Betriebsnummer, Mitarbeiter, Monat und Jahr wählen und Stammdaten holen drücken – erst dann erscheinen die Felder.
5. Angaben übertragen, die restlichen Felder ergänzen, Prüfen, ggf. Entwurf speichern, dann Senden.

Handarbeit bleiben: Staatsangehörigkeit, Tätigkeitsschlüssel, Schulabschluss, Berufsausbildung, Vertragsform und AÜG-Kennzeichen. Die hinterlegte „Berufsgruppe“ ist nicht der neunstellige Tätigkeitsschlüssel.

6Eckwerte & Stolperfallen

Rechtsgrundlagen und Vordrucke

Stolperfallen aus der Praxis

• Reihenfolge beim Elterngeld: ohne Entbindungstermin stimmt das Monatsraster nicht.
• Einmalzahlungen sauber trennen – mehrere Vordrucke fragen ausdrücklich nach dem laufenden Brutto.
• Nettobetrag von Einmalzahlungen (Bürgergeld Ziffer 7) steht in keiner Abrechnung und muss manuell eingetragen werden.
• Auswahllisten mit Codes im SV-Meldeportal bleiben derzeit Handarbeit.
• Vorlagen 6 und 8 sind noch nicht freigeschaltet.

7Vertragsgenerator

Acht Vorlagen decken den gesamten Lebenszyklus eines Arbeitsverhältnisses ab – von der Einstellung über die Beauftragung Ihres Lohnbüros bis zur Beendigung. Sie füllen ein geführtes Formular aus, die App erzeugt daraus ein unterschriftsreifes PDF.

Gemeinsame Bedienlogik

1. Kachel anklicken – über ← Zurück zur Vertragsauswahl kommen Sie jederzeit zurück.
2. Bei mitarbeiterbezogenen Vorlagen oben die Stammdaten aus dem LohnManager abrufen und übernehmen.
3. Formular ausfüllen; Datumsfelder erkennen viele Schreibweisen (20.9.26, 20/09/2026, 20092026).
4. Optionale Bausteine an- oder abwählen – die Paragrafen werden automatisch neu nummeriert.
5. Gelbe Hinweiszeilen beachten: die App bricht nie stillschweigend ab, sondern sagt, was fehlt.
6. PDF erzeugen – die Datei wird nach Vorlage und Namen benannt, z. B. Arbeitsvertrag_Mustermann.pdf.

7Vorlagen 1 und 2

Vorlage 1 · Arbeitsvertrag

Der lohn.Consult-Standardarbeitsvertrag mit 18 Paragrafen im vollständigen Wortlaut, für Vollzeit- und Teilzeitkräfte. Wählbar sind unter anderem Vergütungsform (Fest, Brutto, Netto), Fahrtkosten, Mahlzeiten, Zuschläge, Probezeit, Befristung, Homeoffice, Urlaub und Tarifbindung. Optional wird eine Fristenseite angehängt.

Vorlage 2 · Geringfügige Beschäftigung (Minijob)

Arbeitsvertrag nach dem Mustervertrag der Minijob-Zentrale. Abwählbar sind Fortbildung, Sonderzuwendungen, Urlaub, Entgeltfortzahlung, Einstellungsfragebogen, Verschwiegenheit und weitere Beschäftigungen. Rechenhilfen ermitteln Stunden pro Tag, Urlaubsanspruch (Arbeitstage/Woche × 24 ÷ 6) und Probezeitende. Ab 603 € Monatsentgelt erscheint ein Warnhinweis.

7Vorlagen 3 und 4

Vorlage 3 · RV-Befreiungsantrag

Der amtliche Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für Minijobber (§ 6 Abs. 1b SGB VI, Vordruck 19916) im Originallayout – mit Kästchenrastern für Rentenversicherungsnummer (12 Stellen), Betriebsnummer (8 Stellen) und Datumsfelder. Das Merkblatt der Minijob-Zentrale und eine Fristenübersicht lassen sich anhängen.

Vorlage 4 · Kurzfristige Beschäftigung

Erzeugt ein Paket aus drei abwählbaren Teilen: Rahmenarbeitsvertrag (Befristung wahlweise auf 3 Monate oder 70 Arbeitstage), Zusatzfragebogen mit den Fragen 1–16 samt Tabelle zum Erwerbsverhalten und das Prüfergebnis mit vollständigem Rechenweg. Der ausgefüllte Fragebogen gehört zwingend in die Entgeltunterlagen – bei einer Betriebsprüfung ist er Ihr Nachweis.

7Vorlagen 5 und 6

Vorlage 5 · Auftrag an lohnConsult

Ihr Angebot bzw. Auftrag zur Lohnbuchhaltung mit vier abwählbaren Teilen: Anschreiben, Leistungspaket, AGB (§ 1–11) und Auftragserteilung mit Unterschriftsfeld. Das Leistungspaket besteht aus 19 einzeln wählbaren Blöcken in drei Gruppen – Ersteinrichtung, laufende Abrechnung, optionale Leistungen –, jeweils als „enthalten“ oder „extra“ gekennzeichnet; die Nummerierung rechnet sich automatisch.

Vorlage 6 · Datenschutz-Vereinbarung (AVV)

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit den Ziffern 1–21 und drei Anlagen:

• Anlage 1 – Gegenstand: Tätigkeiten, Datenarten, besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (Gesundheit, Religion, Schwerbehinderung, Gewerkschaftszugehörigkeit), betroffene Personen und Ihre weisungsberechtigten Personen.
• Anlage 2 – genehmigte Unterauftragnehmer zum Ankreuzen, erweiterbar.
• Anlage 3 – technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO in vier Gruppen.

7Vorlage 7 · Aufhebungsvertrag

Die einvernehmliche Beendigung aus rund 21 Bausteinen – Beendigung, Freistellung, Vergütung, Urlaub, Abfindung, Dienstwagen, Zeugnis, Wettbewerb, Rückgabe, Verschwiegenheit, Klageverzicht, Bedenkzeit, Ausgleichsklausel und Freitext. Über drei Schnellwahl-Knöpfe stellen Sie Standard, Alle an oder Minimal ein.

• Der gewählte Anlass (betriebsbedingt, personenbedingt, verhaltensbedingt, Wunsch des Arbeitnehmers, einvernehmlich) steuert Formulierung, Text für die Arbeitsbescheinigung und die Sperrzeit-Ampel. „Wunsch des Arbeitnehmers“ ist die höchste Risikostufe.
• Die Live-Prüfung vergleicht das Vertragsende mit der Frist nach § 622 BGB und weist auf Ruhen (§ 158 SGB III) und Sperrzeit (§ 159 SGB III) hin.
• Faustformel übernehmen setzt 0,5 Bruttomonatsgehälter je Beschäftigungsjahr ein (üblicher Korridor: 0,25 bis 0,5).
• Optional gehören ein Merkblatt für den Arbeitnehmer und ein Begleitschreiben zum PDF.

7Vorlage 8 · Kündigung

Beta Das Kündigungsschreiben des Arbeitgebers in vier Varianten – ordentlich, in der Probezeit, fristlos und fristlos mit sozialer Auslauffrist. Die hilfsweise ordentliche Kündigung ist immer enthalten. Termin berechnen ermittelt das Beendigungsdatum: in der Probezeit Zugang + 14 Tage, sonst nach § 622 BGB.

Was die Live-Prüfung abdeckt

Optional gehören ein Zustellungsprotokoll (mit Unterschriften für Bote und Zeuge) und eine interne Checkliste zum PDF. Ein FAQ mit den zehn häufigsten Arbeitgeberfragen ist in der App aufklappbar.

7Fristen & Rechtsgrundlagen

Kündigungsfristen des Arbeitgebers nach § 622 BGB

Die wichtigsten Vorschriften

8Betriebliche Altersvorsorge

Zwei kompakte Formulare, die direkt im Portal ausgefüllt werden – ohne eigene App, ohne Anmeldung.

Betriebliche Altersvorsorge (baV)

Antrag auf Übernahme einer Entgeltumwandlung in die Lohnabrechnung. Sie tragen Firmennummer und Personalnummer ein, dazu die Vertragsdaten – oder Sie laden den Vertrag hoch und lassen die Angaben automatisch auslesen.

Am Ende wählen Sie Als PDF herunterladen für Ihre Unterlagen oder Bei lohnConsult einreichen – dann liegt der Antrag direkt bei uns.

8Pfändungen & Reisekosten

Pfändungen Beta

Erreicht Sie ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss, müssen Sie als Drittschuldner innerhalb von zwei Wochen erklären, ob und in welcher Höhe Sie zahlen. Das Formular erstellt diese Drittschuldnererklärung nach § 840 ZPO.

1. Beschluss hochladen – die Angaben werden erkannt und vorgeschlagen – oder direkt eintippen.
2. Aktenzeichen, Vollstreckungsgericht, Datum des Beschlusses und Zustelldatum erfassen.
3. Firmennummer und Personalnummer des betroffenen Mitarbeiters ergänzen.
4. Angaben zum Arbeitsverhältnis und zu vorrangigen Pfändungen vervollständigen.
5. Als PDF herunterladen und fristgerecht an den Gläubiger senden – oder bei uns einreichen.

Reisekostenabrechnung

Das Formular für Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten ist öffentlich – Sie können den Link an Ihre Mitarbeitenden weitergeben. Erfasst werden Reisende, Anlass, Reisebeginn und -ende, Ziel, Verkehrsmittel und gefahrene Kilometer; Verpflegungspauschalen und Kilometersatz rechnet das Formular selbst. Ergebnis: eine PDF-Abrechnung zum Unterschreiben oder die direkte Einreichung bei uns.

9Kost – Sachbezüge Verpflegung

Stellt Ihr Betrieb Frühstück oder Mittagessen, ist das ein geldwerter Vorteil und muss monatlich in die Abrechnung. Kost ersetzt die Zettelwirtschaft: Sie tragen je Mitarbeiter die Anzahl der Mahlzeiten ein, den Euro-Betrag rechnet die App mit den amtlichen Sachbezugswerten.

Wann brauche ich das?

• Ihr Betrieb stellt Mahlzeiten – Kantine, Personalessen, Frühstück.
• Sie führen bisher eine Strichliste auf Papier.
• Sie brauchen monatlich eine nachvollziehbare Aufstellung für die Prüfung.
• Die Mitarbeiterliste soll aktuell aus dem LohnManager kommen.

9Monat wählen & erfassen

Schritt 1 · Monat wählen

1. Ampelpunkt oben prüfen: grün = angemeldet, rot = über ↻ Neu anmelden neu anmelden.
2. Die Firmennummer steht fest – sie kommt aus Ihrer Anmeldung.
3. Abrechnungsmonat wählen: ein Monat im Voraus bis 26 Monate zurück. Bereits gespeicherte Monate sind mit einem Häkchen markiert.
4. Warten, bis die Mitarbeiterliste geladen ist – oder ↻ Mitarbeiter aus LohnManager laden drücken.

Schritt 2 · Mahlzeiten erfassen

• In der Spalte Anzahl die Zahl der Mahlzeiten im Monat eintragen (0–99). Der Betrag rechnet sich sofort: Anzahl × Kalendertagwert.
• Häkchen M setzen, wenn die Verpflegung den ganzen Monat gestellt wurde – dann gilt der amtliche Monatswert und das Anzahlfeld wird gesperrt. M gibt es getrennt für Frühstück und Mittagessen.
• Vormonat übernehmen spart Tipparbeit, Anzahlen leeren setzt den Monat zurück.
• ＋ Mitarbeiter ergänzt jemanden, der (noch) nicht im LohnManager steht.

9Strichliste hochladen

Sie führen die Mahlzeiten auf Papier? Dann fotografieren Sie das Blatt und lassen es auslesen.

1. Blatt als PDF, JPG oder PNG in die Dropzone ziehen (max. 15 MB).
2. Warten, bis die Auswertung fertig ist – es erscheint eine Kontrolltabelle.
3. Zuordnung prüfen: Namen werden automatisch Ihren Mitarbeitern zugeordnet. Bei Unsicherheit steht „ähnlich“, ohne Treffer „kein Treffer“ – korrigieren Sie über das Auswahlfeld.
4. Anzahlen kontrollieren. Der Hinweis zeigt, was erkannt wurde (z. B. „4 senkrechte + 1 Durchstreichung“).
5. Zeilen anhaken und Ausgewählte übernehmen – oder Verwerfen.

9Behandlung & Sachbezugswerte

Register 2 · Behandlung in der Abrechnung

Einmalig legen Sie fest, wie die Sachbezüge abgerechnet werden. Die Auswahl gilt für alle Mitarbeiter Ihrer Firma und wird sofort gespeichert.

Amtliche Sachbezugswerte nach § 2 SvEV

Der Kalendertagwert ist der Monatswert geteilt durch 30. Beispiele 2026: 10 × Frühstück = 23,70 € · 12 × Mittagessen = 54,84 € · ganzer Monat Mittagessen = 137,00 €.

9Speichern, Excel & Übermittlung

Schritt 4 · Speichern und übermitteln

Stolperfallen

• Erst der Monat, dann die Zahlen – beim Monatswechsel wird die Liste neu geladen.
• Der Abruf ergänzt nur. Vorhandene Zahlen bleiben stehen, es wird nie etwas gelöscht – auch nicht bei ausgetretenen Mitarbeitern. Diese bei Bedarf selbst auf 0 setzen.
• Häkchen M sticht die Anzahl. Für tageweise Abrechnung das Häkchen entfernen.
• Doppelte Personalnummern werden gemeldet – bitte korrigieren.
• Erst Behandlung wählen, dann exportieren – ohne Auswahl bricht der Lohndaten-Export ab.
• Speichern nicht vergessen. Bei ungespeicherten Änderungen fragt die App beim Verlassen nach.

10AbschlagsManager

Viele Betriebe zahlen ihren Mitarbeitern Mitte des Monats einen festen Abschlag und rechnen erst am Monatsende genau ab. Der AbschlagsManager verwaltet diese Vorauszahlungen: Betrag einmal festlegen, monatlich prüfen, in einem Zug überweisen – und am Ende steht der Abzug in der Abrechnung.

Wann brauche ich das?

• Ihre Mitarbeiter bekommen regelmäßig einen Abschlag oder Vorschuss.
• Sie tippen die Überweisungen bisher einzeln ins Online-Banking.
• Der Abzug in der Abrechnung soll ohne Nachfragen beim Lohnbüro ankommen.
• Sie wollen nachvollziehen können, wer wann wie viel bekommen hat.

10Grundbeträge & Bankverbindungen

In Register 2 stehen die dauerhaften Angaben: wer bekommt regelmäßig einen Abschlag, wie hoch ist er, und auf welches Konto geht er.

1. Mitarbeiter laden. Die Liste kommt aus dem LohnManager – alle mit Abrechnung im gewählten Monat.
2. Bankverbindungen holen. Die App liest IBAN, BIC und Kontoinhaber aus den Stammdaten. Was sie nicht findet, tragen Sie von Hand ein.
3. Grundbetrag eintragen. Ein Häkchen „Aktiv“ steuert, wer überhaupt einen Abschlag bekommt.
4. Speichern. Ab jetzt ist jeder neue Monat vorbelegt.

10Überweisen, exportieren, übertragen

Ist der Monat geprüft, gibt es drei Wege hinaus – Sie brauchen nicht alle.

Direkt in den LohnManager

Statt der Excel-Datei kann die App den Abschlag auch unmittelbar als Lohnbestandteil in die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter schreiben: Start- und Endmonat sind der Abrechnungsmonat, das Kennzeichen „kürzbar“ steht auf Nein. Vor dem echten Übertrag gibt es einen Trockenlauf, der nur anzeigt, was passieren würde.

11LohnbestandteilManager

Weihnachtsgeld für alle, Urlaubsgeld, eine Prämie, eine laufende Zulage: Immer dann, wenn viele Mitarbeiter dieselbe Zahlungsart mit unterschiedlichen Beträgen bekommen, nimmt Ihnen diese App das Abtippen ab. Am Ende stehen die Beträge als Lohnbestandteil im LohnManager.

Was ist ein „Vorgang“?

Ein Vorgang ist eine Sammelaktion – zum Beispiel „Weihnachtsgeld 2026“. Er besteht aus einer Bezeichnung, der Lohnart, dem Zeitraum (Start- und Endmonat; leer heißt unbefristet), dem Kennzeichen kürzbar und einer Zeile je Mitarbeiter mit Betrag. Vorgänge werden gespeichert und lassen sich im nächsten Jahr kopieren.

Die vier Schaltflächen über den Feldern sind Vorlagen: Weihnachtsgeld setzt Dezember als Start- und Endmonat und „nicht kürzbar“, Laufende Zulage setzt den laufenden Monat ohne Ende und „kürzbar“. Alles bleibt danach änderbar.

11Beträge: Excel, Dokument oder von Hand

Drei Wege führen zum Ziel, und Sie dürfen sie mischen. Was Sie zuletzt übernehmen, gilt.

1. Aus Excel übernehmen. Laden Sie eine Datei mit Personalnummer oder Name und einer Betragsspalte hoch. Die App schlägt Tabellenblatt und Spalten vor. Über „Mustertabelle“ bekommen Sie eine vorbefüllte Datei mit allen Mitarbeitern zum Ausfüllen.
2. Aus einem Dokument lesen. PDF, Foto oder Bildschirmfoto hochladen – die Texterkennung liest Namen und Beträge heraus. Das Dokument wird dabei nur gelesen, nicht gespeichert.
3. Von Hand eintragen. Direkt in der Liste tippen oder allen auf einen Schlag denselben Betrag geben.

11Prüfen und anlegen

Register 2 legt die Lohnbestandteile an – erst nach einem Trockenlauf, wenn Sie mögen.

• Trockenlauf zeigt Zeile für Zeile, was passieren würde – geschrieben wird nichts.
• Anlegen schreibt die Lohnbestandteile mit dem gewählten Zeitraum und dem Kennzeichen „kürzbar“.
• Gibt es für denselben Startmonat und dieselbe Lohnart schon einen Eintrag, wird sein Betrag geändert – es entsteht kein zweiter.
• Nach jedem Schreiben liest die App den Wert erneut und vergleicht ihn. Nur dann meldet sie „in Ordnung“.

12Mutterschaftsgeld-Rechner

Der Rechner ermittelt die Schutzfristen nach dem Mutterschutzgesetz und den Zuschuss, den Sie als Arbeitgeber zum Mutterschaftsgeld zahlen.

1. Voraussichtlichen Entbindungstermin eingeben (TT.MM.JJJJ oder über den Kalender).
2. Schutzfrist nach der Entbindung wählen: 8 Wochen im Regelfall, 12 Wochen bei Früh- und Mehrlingsgeburten sowie bei Behinderung des Kindes.
3. Schutzfrist berechnen – Beginn, Ende und Gesamtdauer erscheinen.
4. Die drei Nettolöhne der letzten abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist eintragen oder per LohnManager-Login abrufen lassen.
5. Den ausgewiesenen kalendertäglichen Zuschuss und die Gesamtsumme übernehmen.

12Ergebnis richtig lesen

So lesen Sie das Ergebnis

• Schutzfristbeginn und -ende mit der Gesamtzahl der Tage – Grundlage für die Abrechnung.
• Kalendertäglicher Zuschuss: Der Betrag, den Sie zusätzlich zum Mutterschaftsgeld der Krankenkasse (13 € je Kalendertag) zahlen.
• Summe: Zuschuss × Kalendertage der Schutzfrist.

13Firmenwagen-Rechner

Wie viel geldwerter Vorteil entsteht durch einen Dienstwagen? Der Rechner beantwortet das für Verbrenner, Elektro- und Hybridfahrzeuge nach der 1-%-Methode – und gibt das Ergebnis gleich in den Lohnarten aus, mit denen wir es abrechnen.

1. Firmennummer und Personalnummer eintragen – beide sind freiwillig, erleichtern uns aber die Zuordnung beim Excel-Versand.
2. Antriebsart wählen: Verbrenner, Elektro oder Hybrid. Je nach Wahl blendet der Rechner die Felder ein, die er dafür braucht.
3. Bruttolistenpreis eintragen – der inländische Listenpreis bei Erstzulassung, inklusive Sonderausstattung und Umsatzsteuer.
4. Alternativ den Kauf- oder Leasingvertrag hochladen: PayrollKI liest den Bruttolistenpreis aus dem Dokument aus und trägt ihn ein.
5. Entfernung Wohnung – erste Tätigkeitsstätte in Kilometern angeben (einfache Strecke, wird auf ganze Kilometer abgerundet).
6. Das Ergebnis rechts aktualisiert sich bei jeder Eingabe – ein Knopf zum Rechnen ist nicht nötig.

Welcher Prozentsatz gilt?

Der Rechner ermittelt zuerst die Bemessungsgrundlage: bei begünstigten Fahrzeugen nur die Hälfte oder ein Viertel des Bruttolistenpreises, jeweils auf volle 100 € abgerundet. Davon zählt dann 1 % je Monat.

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommen 0,03 % der Bemessungsgrundlage je Entfernungskilometer hinzu. Der ermäßigte Ansatz wirkt sich also doppelt aus: auf die Privatnutzung und auf den Arbeitsweg.

13Lohnarten, Umsatzsteuer & Praxis

Die Ergebniskarte ist bewusst so aufgebaut, wie der Vorgang später in der Abrechnung steht. Jede Zeile trägt ihre Lohnart – Sie können das Ergebnis eins zu eins übernehmen.

Warum es bei Elektro eine Umsatzsteuer-Korrektur gibt

Die reduzierte Bemessungsgrundlage ist eine lohnsteuerliche Begünstigung. Für die Umsatzsteuer gilt sie nicht: Dort ist immer der volle Bruttolistenpreis maßgeblich. Beide Werte laufen deshalb auseinander, und die Differenz wird über Lohnart 353 nachgezogen.

Im Beispiel oben: 55.000 € Bruttolistenpreis, Anschaffung ab Juli 2025, 20 km Arbeitsweg.

Beim Verbrenner sind beide Wege identisch – die Lohnart 353 steht dann folgerichtig bei 0,00 €.

Was Sie im Blick behalten sollten

• Bruttolistenpreis, nicht Kaufpreis: Rabatte, Gebrauchtwagenpreise und Leasingraten spielen keine Rolle. Maßgeblich ist der inländische Listenpreis bei Erstzulassung plus Sonderausstattung.
• Auf volle 100 € abgerundet: Der Rechner rundet die Bemessungsgrundlage ab – aus 43.840 € werden 43.800 €. Das ist kein Rundungsfehler, sondern so vorgesehen.
• Zuzahlungen des Mitarbeiters mindern den geldwerten Vorteil – zeitanteilig oder als Einmalzahlung. Bitte separat melden, der Rechner bildet sie nicht ab.
• Fahrtenbuch statt 1-%-Methode: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kann günstiger sein, muss aber lückenlos geführt werden. Die Methode ist pro Fahrzeug und Kalenderjahr einheitlich zu wählen.
• Preisgrenze am Anschaffungsdatum: Entscheidend ist, wann das Fahrzeug angeschafft bzw. erstzugelassen wurde – nicht, wann es dem Mitarbeiter überlassen wird.

Über Per Excel an lohnConsult senden übermitteln Sie die Fahrzeugdaten direkt an uns – mit Firmen- und Personalnummer landet der Vorgang gleich am richtigen Mitarbeiter. Drucken / PDF erzeugt einen Beleg für die Personalakte.

14Entgeltoptimierung

Der Erfassungsbogen sammelt in fünf Schritten alle Daten, die für eine echte Nettolohnberechnung nötig sind – und zeigt anschließend, welche steuerfreien oder pauschal besteuerten Bausteine sich lohnen würden.

Die sechs Schritte

14Auswertung & Bausteine

Typische Optimierungsbausteine

Für jeden Baustein zeigt die Auswertung, was er den Arbeitnehmer netto bringt und was er den Arbeitgeber kostet. So sehen Sie, ob eine Gehaltserhöhung oder ein Baustein die bessere Wirkung hat.

14Der Weg zum Ziel-Nettolohn

Die Auswertung rechnet nicht ungefähr. Sie trifft den Ziel-Nettolohn aus Schritt 1 auf den Cent – entweder, indem sie die Bausteine passend zurückschneidet, oder indem sie die verbleibende Lücke mit Lohnart 11 schließt. Dieses Kapitel zeigt, wie das im Einzelnen abläuft.

Schritt 1 · Der Ziel-Nettolohn und das Mindestlohn-Brutto

Der Ziel-Nettolohn ist die einzige Zahl, die Sie frei setzen. Alles andere leitet die App daraus und aus der Arbeitszeit ab. Zuerst entsteht die Untergrenze, unter die kein Gehalt fallen darf:

Dieser Betrag erscheint in der Musterabrechnung als Lohnart 10 – Gehalt (Mindest-Brutto). Er ist der gesetzlich geschuldete Lohn für die geleistete Arbeitszeit; jede Optimierung setzt darauf auf, niemals darunter.

Schritt 2 · Das Mindestlohn-Netto

Aus dem Mindest-Brutto rechnet die App ein echtes Netto – nicht überschlägig, sondern mit demselben Weg wie die Abrechnung selbst:

• Lohnsteuer nach Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Konfession, inklusive Solidaritätszuschlag, sobald die Freigrenze überschritten wird.
• Vorsorgepauschale nach den Regeln 2026: Die Mindestvorsorgepauschale ist entfallen; dafür gibt es einen neuen Teilbetrag für die Arbeitslosenversicherung (1,3 % Arbeitnehmeranteil), der nur zählt, soweit er zusammen mit Kranken- und Pflegeversicherung 1.900 € im Jahr nicht übersteigt.
• Sozialversicherung mit dem Zusatzbeitrag der gewählten Kasse und dem Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung.
• Übergangsbereich: Liegt das Brutto zwischen 603,01 € und 2.000,00 €, sind die Arbeitnehmerbeiträge reduziert. Die App weist dann in der linken Spalte ein eigenes SV-Brutto (Übergangsbereich) aus – steuerlich gilt trotzdem das volle Entgelt.

Das Ergebnis ist der Nettolohn, der ohne jede Optimierung ankommt. Er steht in der rechten Spalte der Musterabrechnung als Nettolohn.

Schritt 3 · Die Bausteine und der SFN-Vorschlag

Aus Ihren Angaben in den Schritten 2 bis 4 stellt die App die theoretisch verfügbaren Bausteine zusammen. Jeder trägt seine eigene Lohnart und seine Rechtsgrundlage:

Der Vorschlag für den SFN-Zuschlag entsteht aus dem Zeitprofil in Schritt 3. Die App geht den Wochenplan minutengenau durch und ordnet jeder Minute den Satz zu, der ihr nach § 3b EStG zusteht:

Nacht- und Sonntagszuschlag dürfen nebeneinander gezahlt werden, die Sätze werden deshalb addiert: eine Stunde Sonntagnacht um 22 Uhr ergibt 50 % + 25 % = 75 %. Bemessungsgrundlage ist der Grundlohn, in der App der Mindestlohn von 13,90 € je Stunde. Der Wochenwert wird mit 4,33 auf den Monat hochgerechnet, dann kommen 50,00 € Puffer obendrauf.

Der Schieberegler für Lohnart 80

Der errechnete Betrag ist ein Vorschlag, kein Zwang. Unter den drei Stundenkacheln der Zuschlags-Analyse sitzt ein Schieberegler, dessen Startwert genau dieser Vorschlag ist. Sie ziehen ihn nach oben oder nach unten – etwa, weil das tatsächliche Zuschlagsvolumen abweicht oder weil im Gespräch eine runde Zahl gebraucht wird.

• Unter dem Regler steht die vollständige Rechenkette: Stunden je Satz × 13,90 € × 4,33 + Puffer.
• Sobald Sie gezogen haben, erscheint der Vermerk „Von Hand gesetzt" und daneben der Knopf ↺ Vorschlag, der den Ausgangswert zurückholt.
• Ein von Hand gesetzter Betrag wird von der Automatik nicht mehr gekürzt. Liegt das Netto über dem Ziel, kürzt die App dann nur noch Internetpauschale und Gutschein; fehlt etwas, füllt sie über Lohnart 11 auf. Reicht das Kürzen nicht mehr, meldet sie offen „Ziel nicht erreichbar".
• Ohne Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsstunden im Zeitprofil bleibt der Regler ausgeblendet – dann gibt es keinen steuerfreien Zuschlag zu verteilen.

Schritt 4 · Der Vergleich – und das Auffüllen mit Lohnart 11

Jetzt stellt die App gegenüber: Mindestlohn-Netto + Summe aller Bausteine gegen den Ziel-Nettolohn. Aus der Differenz ergibt sich alles Weitere.

Bleibt die Summe unter dem Ziel, schließt die App die Lücke mit Lohnart 11 – Steuerpflichtiger Nettolohn. Das ist kein steuerfreier Zuschuss, sondern eine Nettolohnabrede: Der Arbeitnehmer bekommt den Betrag netto ausgezahlt, versteuert und verbeitragt wird er trotzdem – die Last trägt faktisch der Arbeitgeber. In der Bausteinliste erkennen Sie diese Zeile am Zahnrad-Symbol; sie wird von der Automatik gesetzt und lässt sich nicht von Hand entfernen.

Schritt 5 · Das Auffüllbrutto – Lohnart 99

Ein Nettobetrag allein hilft niemandem, der einen Arbeitsvertrag schreiben muss. Deshalb rechnet die App die Lohnart 11 zurück auf das Brutto, das nötig wäre, um genau diesen Nettobetrag zu erzeugen, und zeigt das Ergebnis als Lohnart 99 – Auffüllbrutto direkt unter der Lohnart 10.

Eine geschlossene Formel gibt es dafür nicht: Steuertarif, Beitragsbemessungsgrenzen und der Übergangsbereich wirken stufenweise. Die App nähert sich dem Wert deshalb iterativ an, bis er auf einen halben Cent genau stimmt. Als Faustzahl liegt das nötige Brutto beim 1,7- bis 1,9-fachen des Nettobetrags – in den Beispielen dieses Kapitels beim 1,96-fachen und beim 1,74-fachen.

Der umgekehrte Fall · Kürzen statt Auffüllen

Liegt die Summe aus Netto und Bausteinen über dem Ziel, kürzt die App – anteilig und immer in derselben Reihenfolge. Ein Baustein fällt erst ganz weg, bevor der nächste angefasst wird:

1. Internetpauschale (Lohnart 151)
2. Gutschein / Sachzuwendung (Lohnart 44)
3. SFN-Zuschlag (Lohnart 80) – nur, solange er nicht von Hand gesetzt wurde

Nicht angetastet werden die Bausteine, die an echten Aufwendungen hängen: Kindergartenzuschuss, Deutschlandticket und die Fahrtkostenzuschüsse. Sie lassen sich nicht kleinrechnen, ohne die Grundlage zu verlieren, auf der sie steuerfrei sind. Ebenso wenig angetastet wird ein SFN-Zuschlag, den Sie am Regler selbst eingestellt haben. Reicht auch das Kürzen nicht aus, meldet die App offen „Ziel nicht erreichbar" und nennt den Betrag, der übrig bleibt – dann hilft nur noch weniger Brutto oder ein höherer Zielwert.

Die Kennzahlen unter der Abrechnung

Automatik ausschalten

Über den Schalter Ziel-Netto-Lohn automatisch treffen geben Sie die Bausteine wieder frei. Dann starten Sie mit dem reinen Mindestlohn-Netto und ziehen die Kacheln einzeln per Drag & Drop in den Nettobezugsbereich – gut geeignet, um im Gespräch zu zeigen, was jeder einzelne Baustein bewirkt.

14Drei Beispiele

Dieselbe Mechanik, drei Ausgangslagen. Alle Zahlen stammen aus der App selbst und treffen den jeweiligen Ziel-Nettolohn auf den Cent.

Gemeinsame Rahmendaten

Beispiel 1 · Der Ziel-Nettolohn liegt höher – und die Bausteine reichen

Aus 31 Stunden werden 134,20 Monatsstunden und damit ein Mindest-Brutto von 1.865,80 €. Davon bleiben nach 63,58 € Steuer und 393,21 € Sozialversicherung 1.409,00 € netto. Bis zum Ziel fehlen also 291,00 €. Angeboten werden aber deutlich mehr Bausteine:

1.409,00 € + 566,00 € wären 1.975,00 € – also 275,00 € zu viel. Die App kürzt in der festen Reihenfolge: zuerst die Internetpauschale (30,00 €, ganz), dann den Gutschein (50,00 €, ganz), und die restlichen 195,00 € nimmt sie vom SFN-Zuschlag. Übrig bleiben 291,00 €, und der Auszahlungsbetrag steht exakt bei 1.700,00 €.

Der Regler wurde hier nicht angefasst. Hätten Sie die 486,00 € von Hand gesetzt, bliebe der SFN-Zuschlag unangetastet – dann liessen sich nur Internetpauschale und Gutschein streichen, und die App meldete für die verbleibenden 195,00 €, dass das Ziel nicht erreichbar ist.

• Keine Lohnart 11, keine Lohnart 99. Es gibt nichts aufzufüllen, also bleibt die Bezügetabelle bei der einen Zeile Lohnart 10.
• Arbeitgeberkosten 2.567,27 € im Monat, Optimierungsgrad 57 % (291,00 € von 510,00 €, also von 30 % des Ziel-Nettolohns).
• Zum Vergleich: Dieselben 1.700 € netto ohne jeden Baustein bräuchten rund 515 € mehr Brutto und kosteten den Arbeitgeber etwa 337 € mehr im Monat.

Beispiel 2 · Der Ziel-Nettolohn liegt höher – und die Bausteine reichen nicht

Gleicher Mitarbeiter, gleiches Zeitprofil, gleiches Mindest-Brutto. Nur der Wunsch ist größer: 2.000,00 € netto.

Der SFN-Zuschlag bleibt bei 486,00 €: Er hängt am Zeitprofil, nicht am Zielwert, und wächst deshalb nicht mit. Gekürzt werden muss diesmal nichts – es fehlt sogar noch ein kleiner Rest:

Die fehlenden 25,00 € füllt die App über Lohnart 11 auf. Damit daraus ein Arbeitsvertrag werden kann, rechnet sie den Betrag auf das Brutto hoch, das ihn erzeugt: 48,88 €. Dieses Auffüllbrutto erscheint als Lohnart 99 unter der Lohnart 10, und darunter steht die Zahl, um die es am Ende geht:

• Arbeitgeberkosten 2.901,91 €, Optimierungsgrad 94 % (566,00 € von 600,00 €).
• Für 25,00 € netto braucht es 48,88 € brutto – Faktor 1,96. Das ist der Preis der Nettolohnabrede.
• Die 25,00 € zählen bewusst nicht in den Optimierungsgrad: Sie sind steuerpflichtiger Lohn, keine Optimierung.

Beispiel 3 · Ohne Optimierungsbausteine

Der Gegenentwurf: Vollzeit, klassische Bürozeiten, keine Zuschläge, kein Gutschein, kein Internet, kein Arbeitsweg-Zuschuss. Ziel bleibt 2.000,00 € netto.

Ohne Bausteine gibt es nichts zu kürzen und nichts zu kombinieren – die gesamte Lücke von 284,65 € geht über Lohnart 11. Hochgerechnet sind das 496,35 € Auffüllbrutto, das Gehalt für den Arbeitsvertrag liegt bei 2.903,83 €. Der Optimierungsgrad steht folgerichtig bei 0 %.

Was die drei Beispiele zeigen

Beispiel 2 und Beispiel 3 zielen auf denselben Nettolohn – 2.000,00 €. Beim einen kommen 566,00 € davon über steuerfreie Bausteine an, beim anderen nichts. Das verschiebt gleich zwei Zahlen: die, die in den Arbeitsvertrag gehört, und die, die den Arbeitgeber am Monatsende kostet:

• Der Ziel-Nettolohn wird immer exakt getroffen – ob durch Kürzen (Beispiel 1), durch Kombination (Beispiel 2) oder allein durch Auffüllen (Beispiel 3).
• Bausteine ersetzen Brutto. Je mehr Netto über steuerfreie Bausteine ankommt, desto weniger Auffüllbrutto ist nötig – und desto günstiger wird derselbe Nettolohn für den Arbeitgeber.
• Lohnart 99 ist die Vertragszahl. In der Abrechnung taucht sie nur nachrichtlich auf; im Arbeitsvertrag steht die Summe aus Lohnart 10 und Lohnart 99.

15PayrollProduktivität

Wie teuer ist ein Mitarbeiter wirklich? Die Auswertung holt die Personalkosten aus dem LohnManager und stellt sie je Mitarbeiter, Kostenstelle und Stunde gegenüber.

1. Firmennummer und LohnManager-Kennwort eingeben.
2. Monat und Jahr des gewünschten Abrechnungszeitraums wählen.
3. Auswerten drücken – der Abruf dauert je nach Betriebsgröße einen Moment.
4. Alternativ Beispiel ansehen: eine Musterfirma zum Kennenlernen der Auswertung.

Die Kennzahlen

15Auswertung lesen

So lesen Sie die Auswertung

• Die Kopfzeilen zeigen je Kostenstelle die Zahl der Mitarbeiter, die AG-Kosten und die durchschnittliche Produktivität.
• Der Balken hinter den AG-Kosten macht den Anteil am Gesamtaufwand sichtbar.
• Die Produktivität ist farbig hinterlegt: je weiter unter 100 %, desto mehr bezahlte Stunden ohne Arbeitsleistung (Krankheit, Urlaub, Feiertage).
• Über Sortieren und Kostenstelle filtern Sie die Liste; Alle einklappen verschafft den Überblick.

Ausgabe

PDF liefert die Auswertung als Bericht für die Geschäftsführung, Excel die Rohdaten zur eigenen Weiterverarbeitung – etwa für eine Deckungsbeitragsrechnung je Standort.

16Status Finder

Jede Beschäftigung braucht eine Personengruppe und einen vierstelligen Beitragsgruppenschlüssel. Der Status Finder ermittelt beides aus wenigen Angaben – und erklärt, warum.

1. Art der Beschäftigung wählen (reguläre Beschäftigung, Minijob, kurzfristig, Werkstudent, …).
2. Angaben zu Entgelt, Arbeitszeit und Krankenversicherung ergänzen.
3. Ergebnis rechts ablesen – es aktualisiert sich mit jeder Eingabe.
4. Über Drucken / PDF einen Beleg für die Personalakte erzeugen.

So lesen Sie das Ergebnis

17Minijob-Berater

Der Minijob-Berater beantwortet zwei Fragen zugleich: Liegt überhaupt ein Minijob vor – und was kostet er den Arbeitgeber?

1. Art der Beschäftigung wählen: gewerblich oder Privathaushalt.
2. Regelmäßigen monatlichen Verdienst eintragen – maßgeblich ist der Jahresdurchschnitt.
3. Weitere Beschäftigungen der Person angeben (weitere Minijobs, Hauptbeschäftigung).
4. Krankenversicherung und einen etwaigen Antrag auf RV-Befreiung erfassen.
5. Besteuerung wählen: einheitliche Pauschsteuer 2 % über die Minijob-Zentrale oder Besteuerung nach ELStAM.
6. Bei Bedarf gelegentliches Überschreiten ankreuzen.

17Abgaben & Mehrfachbeschäftigung

Die Arbeitgeberabgaben im Detail

• Im Privathaushalt gelten niedrigere Pauschalen (je 5 % KV und RV).
• Mehrere Minijobs werden zusammengerechnet; neben einer Hauptbeschäftigung bleibt nur der erste Minijob beitragsfrei.
• Ohne Befreiung zahlt der Minijobber den RV-Eigenanteil – die Befreiung muss beantragt werden (Vertragsgenerator, Vorlage 3).

18Praktikanten-Check

Praktikanten sind der Klassiker unter den Fehlerquellen: Fast jede Kombination aus vorgeschrieben oder freiwillig, vor, während oder nach dem Studium führt zu einer anderen Einstufung.

1. Art des Praktikums wählen: Zwischen-, Vor-, Nachpraktikum, Schülerpraktikum oder duales Studium.
2. Angeben, ob das Praktikum in der Studien- bzw. Prüfungsordnung vorgeschrieben ist.
3. Entgelt und – beim Zwischenpraktikum – die Wochenarbeitszeit eintragen.

Rechtsgrundlage: gemeinsames Rundschreiben der Spitzenorganisationen vom 23.11.2016.

19Rentner-Check

Beschäftigte Rentner sind heute die Regel, nicht die Ausnahme. Der Rentner-Check klärt, welche Beiträge anfallen – je nach Rentenart und Regelaltersgrenze.

1. Rentenart wählen: Altersvollrente, Teilrente, Erwerbsminderungsrente (voll oder teilweise), Hinterbliebenenrente, Pensionär oder „kein Rentenantrag gestellt“.
2. Angeben, ob die Regelaltersgrenze bereits erreicht ist.
3. Krankenversicherung und Entgelt ergänzen, Ergebnis mit Melde- und Beitragshinweis ablesen.

Die wichtigsten Regeln

• Personengruppe 119 steht für Beschäftigte mit Altersvollrente vor der Regelaltersgrenze, 120 für Beschäftigte nach Erreichen der Regelaltersgrenze.
• Nach der Regelaltersgrenze besteht Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung; der Arbeitgeber zahlt seinen Anteil weiter (Beitragsgruppe RV = 3).
• In der Arbeitslosenversicherung sind Bezieher einer Altersvollrente und Beschäftigte nach der Regelaltersgrenze versicherungsfrei.
• Flexirente: Vor der Regelaltersgrenze kann auf die Versicherungsfreiheit verzichtet und damit die Rente weiter erhöht werden.
• Kranken- und Pflegeversicherung laufen unverändert weiter.

20Kurzfristige Beschäftigung

Aushilfe für Saison, Messe, Ernte oder Semesterferien: Der Assistent prüft in fünf Schritten, ob eine sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung vorliegt – und dokumentiert das Ergebnis.

1. 1 Angaben zur Person erfassen.
2. 2 Status: Was macht die Person sonst? Hauptbeschäftigung, Ausbildung, Studium, Selbstständigkeit, Elternzeit, Übergangszeit, arbeitsuchend gemeldet, Rente.
3. 3 Prüf-Assistent: Beschäftigungszeitraum, Befristung, Arbeitstage je Woche und voraussichtliches Monatsentgelt.
4. 4 Beschäftigungsverhältnisse seit Jahresbeginn: alle kurzfristigen Beschäftigungen des laufenden Kalenderjahres – auch die bei anderen Arbeitgebern.
5. 5 Ergebnis mit Rechenweg; anschließend PDF erzeugen.

20Prüfschema & Unterlagen

Das Prüfschema

Ergebnis und Unterlagen

• Ergebnis am Bildschirm: kurzfristig oder keine kurzfristige Beschäftigung.
• PDF mit dem Zusatzfragebogen (Fragen 1–16) und dem Prüfergebnis; optional der Rahmenarbeitsvertrag, befristet auf 3 Monate oder 70 Arbeitstage.

21Arbeitszeit-Check (ArbZG)

Laden Sie Ihre Zeiterfassung hoch – die App prüft sie automatisch gegen das Arbeitszeitgesetz und erstellt einen Report. Alles läuft im Browser, es werden keine Daten übertragen.

1. Datei per Klick oder Drag-and-drop hochladen: .xlsx, .xls, .csv oder .txt, maximal 10 MB.
2. Die App erkennt die Spalten automatisch. Mehrere Zeilen pro Tag werden als Segmente zusammengefasst.
3. Prüfung läuft – anschließend erscheint Abschnitt 2 Ergebnis der Prüfung.
4. Report als PDF oder Excel herunterladen.

Was geprüft wird

21Report & Grenzen

Report richtig nutzen

• Jeder Treffer nennt Mitarbeiter, Datum, Regel und Ausmaß der Überschreitung.
• Häufige Ursache sind fehlende Pausenzeiten in der Erfassung – nicht tatsächliche Verstöße. Prüfen Sie zuerst die Datenqualität.
• Die Prüfung der 11-Stunden-Ruhezeit betrifft besonders Spät- und Frühschicht am Folgetag (Gastronomie, Pflege, Handel).
• Der Report ist ein gutes Instrument für die interne Kontrolle – und ein Nachweis, dass Sie Ihrer Aufsichtspflicht nachkommen.

22Payroll Check

Der Payroll Check liest Ihre Abrechnungs-PDFs und sucht nach typischen Auffälligkeiten – als zweites Augenpaar vor der Auszahlung.

Die vier Prüfregeln

1. Abrechnungen als PDF auswählen – mehrere Dateien gleichzeitig sind möglich.
2. Abrechnungen prüfen drücken und die Ergebnisliste durchgehen.
3. Auffälligkeiten klären, bevor die Zahlung ausgelöst wird.

23BoardMe – Neumandanten

BoardMe ist der digitale Aufnahmebogen für neue Mandanten: alle Angaben, die wir brauchen, um Ihre Lohnbuchhaltung einzurichten – in einem Formular statt in fünf E-Mails.

Die Abschnitte

Wählen Sie oben Neugründung, blendet das Formular den Vorberater und die Abschnitte 7 und 8 aus – Angaben, die es bei einer Neugründung noch nicht geben kann.

23Automatische Auslese & Anhänge

Unterlagen hochladen – Felder füllen sich von selbst

In der Karte gleich unter „Art des Mandats“ laden Sie vorhandene Unterlagen hoch: Steuerbescheid, Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Bescheid der Berufsgenossenschaft, Bankunterlagen. Die erkannten Werte erscheinen als Vorschläge zur Kontrolle.

1. Dateien wählen oder in die Dropzone ziehen (PDF, Foto oder Scan, max. 15 MB je Datei).
2. Vorschläge prüfen. Widerspricht ein Vorschlag einem bereits gefüllten Feld, ist die Zeile mit einer Warnung markiert und nicht angehakt.
3. Mit Alle auswählen / Auswahl aufheben arbeiten, dann Ausgewählte übernehmen.
4. Übernommene Felder werden kurz farbig markiert und bleiben editierbar.

Weitere Dokumente

Ganz unten – direkt vor den Senden-Knöpfen – können Sie beliebig viele weitere Unterlagen anhängen. Jede Zeile besteht aus einer Bezeichnung und der Datei; erlaubt sind PDF und ZIP. Die Bezeichnung wird zum Dateinamen, damit bei uns nichts durcheinandergerät.

24BoardMe (MA) – Onboarding

Der Personalfragebogen für neue Mitarbeitende – zum Selbstausfüllen. Der Link ist öffentlich, Sie können ihn einfach weitergeben.

Die sieben Abschnitte

24Abschnitte & Hinweise

Worauf zu achten ist

• Die Krankenkasse muss aus der Liste gewählt werden – freie Eingaben lassen sich nicht zuordnen.
• Die Steuer-Identifikationsnummer ist elfstellig und steht im Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern oder auf dem letzten Steuerbescheid.
• Ohne Rentenversicherungsnummer ist die Anmeldung unvollständig – bitte nachreichen.
• Die Elterneigenschaft wirkt auf den Beitrag zur Pflegeversicherung und ist nachzuweisen.
• Angaben zu weiteren Arbeitgebern nicht auslassen – davon hängt die Einstufung ab.
• Fotos gerade und gut ausgeleuchtet aufnehmen – abgeschnittene Ränder verschlechtern die Erkennung.

25BoardMe (Bulk) – Bestandsübernahme

Wechseln Sie zu uns oder übernehmen Sie einen Betrieb, müssen viele Mitarbeiter auf einmal übertragen werden. BoardMe (Bulk) macht daraus einen Vorgang: Excel hochladen, Spalten zuordnen, senden.

1. Excel hochladen – .xlsx, .xls oder .csv.
2. Das richtige Tabellenblatt wählen und angeben, in welcher Zeile die Spaltenüberschriften stehen. Die App zeigt die erkannten Quellspalten und die Anzahl der Datenzeilen.
3. Spalten zuordnen: links das Zielfeld, rechts Ihre Quellspalte. Automatisch erkannte Zuordnungen sind mit auto markiert.
4. Vorschau prüfen (die ersten Mitarbeiter und die Gesamtzahl), optional die Import-Excel herunterladen, Lohndokumente anhängen und An lohnConsult senden.

25Spalten zuordnen & senden

Hilfen bei der Zuordnung

• Fester Wert („für alle“) für Felder, die bei allen Mitarbeitern gleich sind.
• Nur relevante Zielfelder blendet die Liste auf das Wesentliche ein.
• Werte automatisch umschlüsseln übersetzt Klartext in Codes (Anrede, Familienstand, Krankenkasse, Staatsangehörigkeit, Bundesland, Datum).
• Jede Quellspalte kann nur einmal zugeordnet werden.

Grenzen und Formate

26Dienstplan – Monatsansicht

Der LohnManager plant wochenweise. Wer den Überblick über den ganzen Monat braucht – etwa für die Urlaubsplanung oder das Gespräch mit dem Team –, findet ihn hier: eine Zeile je Mitarbeiter, eine Spalte je Tag.

Was Sie sehen

• Je Mitarbeiter die geplanten Stunden, die Soll- und die Ist-Stunden des Monats.
• Je Tag die Schichten mit Uhrzeit, Bezeichnung und Arbeitsbereich – die Farbe zeigt den Bereich.
• Urlaub und Krankheit als eigene Felder.
• Oben rechts, ob die Wochen des Monats freigegeben sind.

26Filtern, drucken, exportieren

• Arbeitsbereich oben links blendet alles andere aus – praktisch bei mehreren Standorten oder Teams.
• Suche findet einen Mitarbeiter, „Nur Eingeteilte“ blendet leere Zeilen aus.
• Monat wechseln Sie mit den Pfeilen links und rechts.
• Drucken gibt den Monatsplan quer auf A3 aus – lesbar auch bei vielen Mitarbeitern.
• Excel erzeugt dieselbe Tabelle zum Weiterverarbeiten.

27Anleitungen & Betriebsprüfung

Zwei bebilderte Anleitungen erklären Funktionen des LohnManagers, die im Alltag oft ungenutzt bleiben.

Aufgaben mit Ablaufdatum

Fristen im Blick behalten: Aufgaben für einzelne Mitarbeitende oder den ganzen Betrieb anlegen, mit Fälligkeitsdatum versehen und zentral abarbeiten. Typische Fälle: Befristungsende, Probezeitablauf, Führerscheinkontrolle, Unterweisungen.

Dienstplaner-Übersicht

Vom Arbeitsbereich zum fertigen Wochenplan: Bereiche und Schichten einmalig einrichten, Mitarbeitende zuordnen, Schichten besetzen und freigeben – erklärt am Beispiel eines Cafés.

Betriebsprüfung in Vorbereitung

Die Kachel „Betriebsprüfung“ ist bereits sichtbar, die Anwendung entsteht gerade. Sie wird zusammenstellen, welche Unterlagen die Deutsche Rentenversicherung und das Finanzamt üblicherweise anfordern, und Ihnen eine Checkliste zur Vorbereitung liefern. Bis dahin: Melden Sie sich, sobald die Prüfungsanordnung eintrifft – wir bereiten die Unterlagen gemeinsam vor.

28Superimporter – Zeiterfassung übernehmen

Wandelt den Export einer beliebigen Zeiterfassung in die Importdatei des LohnManagers um. Die App erkennt Aufbau und Spalten selbst – Sie müssen kein Format auswählen.

Wofür

Der Zeit-Import des LohnManagers erkennt zwölf feste Aufbauten, und zwar an der Kopfzeile. Wer ein anderes System einsetzt oder die Kopfzeile verändert hat, bekommt eine Fehlermeldung – oder, unangenehmer, ein falsches Ergebnis. Der Superimporter setzt davor: Er liest Ihre Datei, deutet sie und schreibt daraus eine Datei im LohnManager-Standardformat, die sicher erkannt wird.

In vier Schritten

1. Datei hineinziehen. CSV oder Textdatei. Sie verlässt Ihren Rechner nicht – die Umwandlung läuft vollständig im Browser.
2. Erkennung prüfen. Die App zeigt, was sie gelesen hat: Aufbau, Trennzeichen, Zahl der Zeilen, Personalnummern und Tage. Spalten, für die der LohnManager kein Feld hat – etwa Auftrag oder Fahrtkosten – werden ausdrücklich benannt.
3. Bei Bedarf nachbessern. Jede Zuordnung lässt sich von Hand ändern; die Vorschau rechnet sofort neu. Dazu die Regeln für Pausen und die Lohnart, falls die Datei keine liefert.
4. Herunterladen und importieren. Die fertige Datei im LohnManager unter Konnektivität → Zeit CSV Import hochladen.

29Api2Importer

Stammdaten von außen in den LohnManager: Die App spricht die Schnittstelle api2.lohnmanager.info an und bringt Mitarbeiter bis zur Freigabe an das Lohnbüro – anlegen, ändern, Lohndaten setzen, Vorschau, Freigabe.

Was die Schnittstelle kann – und was nicht

Sie ist bewusst schmal gehalten und deckt genau einen Vorgang ab: einen Mitarbeiter von außen in den LohnManager bringen und ihn bis zur Freigabe fertig machen.

Der Gedanke dahinter: Die Schnittstelle schreibt nur. Wer wissen will, wie ein Mitarbeiter im LohnManager aussieht, schaut im LohnManager nach. Das klingt unbequem, hält die Sache aber sicher – ein fremder Schlüssel kann keine Personaldaten abziehen, er kann nur welche hinzufügen.

Der Schlüssel an der Tür

Es gibt keine Anmeldung mit Benutzername und Kennwort. Jeder Nachricht liegt ein Schlüssel bei – immer derselbe, wie ein Werksausweis, den man an jeder Tür vorzeigt. Er gehört zu genau einer Firma, und in der Adresse jeder Nachricht steht, um welche Firma es gehen soll. Nur wenn beides dieselbe Firma meint, geht die Tür auf.

• Schlüssel werden von lohn.Consult ausgegeben und im LohnManager hinterlegt, je Mandant einer.
• Sie stehen in der Datenbank, nicht im Programm – deshalb lässt sich jeder einzeln abschalten.
• Die Kachel hält den Schlüssel nur für die Dauer der Sitzung im Browser. Serverseitig wird er weder gespeichert noch protokolliert.

Der Weg eines Mitarbeiters

Vier Stationen. Nur die erste ist zwingend die erste; danach darf beliebig oft nachgebessert werden, solange die Freigabe aussteht.

1. Auswahllisten holen. Einmalig abfragen, welche Zahl für welche Krankenkasse, welches Bundesland, welche Steuerklasse steht. Diese Listen ändern sich selten – einmal im Jahr genügt meist, bei Krankenkassen gelegentlich häufiger.
2. Mitarbeiter anlegen. Alle Pflichtangaben auf einmal. Stimmt etwas nicht, kommt eine Liste der beanstandeten Felder zurück und es wird nichts angelegt. Geht alles durch, entsteht der Mitarbeiter – und die Antwort enthält seine dauerhafte Kennung.
3. Angaben ändern und Lohndaten setzen. Umzug, Heirat, neue Bankverbindung; dazu Gehalt oder Stundenlohn, Tätigkeit und eine etwaige Befristung. Ohne Lohndaten lässt sich später nicht freigeben.
4. Vorschau ansehen, dann freigeben. Der LohnManager rechnet aus, um welche Beschäftigungsart es sich handelt, und liefert einen Hinweistext dazu. Erst der zweite Aufruf gibt frei.

29Prüfungen, Freigabe & Stolpersteine

Jede Nachricht durchläuft zwei Prüfungen, bevor irgendetwas gespeichert wird. Erst wenn beide bestanden sind, entsteht oder ändert sich ein Mitarbeiter.

Erste Prüfung · Ist alles da?

Zweite Prüfung · Ergibt es Sinn?

Anschließend wird jeder Listenwert gegen die echte Liste des Mandanten gehalten. Deshalb der erste Schritt: Die Zahlen für Krankenkasse, Bundesland und Steuerklasse stammen aus dem LohnManager dieses Mandanten und nirgendwo sonst her.

PGR und BGR – die interessanteste Antwort

Bei der Vorschau sagt der LohnManager, um welche Art von Beschäftigung es sich handelt:

Beide werden nicht eingegeben, sondern errechnet – aus Status, Verdienst, Krankenversicherung, Ausbildung und RV-Befreiung. Die Vorschau ändert nichts; sie ist dafür gedacht, das Ergebnis zu zeigen und bestätigen zu lassen: „Das wird ein Minijob – ist das so gewollt?" Zu den gängigen Kombinationen liefert der LohnManager einen Hinweistext in ganzen Sätzen mit, den man unverändert anzeigen kann.

Was nach der Freigabe passiert

Mit der Freigabe endet die Zuständigkeit der Schnittstelle. Der Mitarbeiter trägt einen Übergabestempel und liegt im Zugriff des Lohnbüros; der Zeitpunkt der Übergabe wird festgehalten. Stammdaten dürfen weiterhin geändert werden – die Freigabe selbst lässt sich nicht wiederholen und über die Schnittstelle nicht zurücknehmen.

Die fünf häufigsten Stolpersteine

1. Die Kennung wurde nicht gespeichert. Ohne sie ist der Mitarbeiter über die Schnittstelle nicht mehr erreichbar.
2. Beim Ändern nur die geänderten Felder geschickt. Erwartet wird immer der vollständige Satz, sonst schlägt die Pflichtfeldprüfung an.
3. Listenwerte aus einem anderen System übernommen. Die Zahlen kommen aus dem LohnManager des Mandanten.
4. Freigabe ohne Lohndaten. Ohne Gehalt, Tätigkeit und geplanten Monatsverdienst wird sie abgewiesen.
5. Der Schlüssel passt nicht zur angesprochenen Firma. Dann kommt nur ein knappes „nicht berechtigt" zurück, ohne Hinweis worauf. Das ist Absicht.

30PersonioZeitImporter

Arbeits- und Fehlzeiten aus Personio holen und als Stunden in den LohnManager bringen: Zugang prüfen, Abwesenheitsarten abgleichen, einen Monat lesen, die Mitarbeiter gegenüberstellen und die fertigen Zeiten übergeben.

Die Richtung ist umgekehrt

Bei der Stammdaten-Schnittstelle aus Kapitel 29 ruft ein Fremdsystem uns an und schreibt Daten herein. Hier ist es andersherum – wir sind der Anrufer:

Nur ganze Monate

Der Abgleich kennt keine Tagesauswahl und keinen freien Zeitraum. Man wählt Monat und Jahr – und bekommt den ganzen Monat, für die ganze Firma. Das ist wichtiger, als es klingt; warum, steht im nächsten Abschnitt unter Was der Import überschreibt.

Was eingerichtet sein muss

Fünf Voraussetzungen. Fehlt eine, bricht der Abgleich ab – teils mit klarer Meldung, teils stillschweigend.

Die Personio-Nummer am Mitarbeiter ist das Bindeglied zwischen beiden Systemen – ohne sie lässt sich eine Zeitbuchung keiner Person zuordnen. Sie entsteht normalerweise von selbst: Wird ein Mitarbeiter im LohnManager freigegeben und ist Personio für die Firma eingeschaltet, legt der LohnManager ihn im selben Zug in Personio an und speichert die zurückgegebene Nummer.

Der Ablauf

1. Prüfen, ob Personio eingeschaltet ist. Wenn nicht, Abbruch.
2. Die Mitarbeiter der Firma laden und prüfen, ob jeder aktive eine Personio-Nummer hat. Wenn nicht, Abbruch mit namentlicher Liste.
3. Bei Personio anmelden und die Zeiten holen – erst die Anwesenheiten, dann die Abwesenheiten.
4. Den Monat leeren. Alle vorhandenen Stundeneinträge dieser Firma für den gewählten Monat werden gelöscht.
5. Die Anwesenheiten eintragen als Arbeitszeit, je Schicht ein Eintrag.
6. Die Abwesenheiten eintragen – umgerechnet über das Zeitprofil des Mitarbeiters.
7. Nachrechnen lassen. Pausen, Mahlzeiten und Historie ermittelt der LohnManager selbst neu.

30Zuordnung, Import & Stolpersteine

Personio kennt eigene Abwesenheitsarten – jede Firma benennt sie anders. Der LohnManager kennt seine eigenen. Dazwischen steht eine Tabelle, die gepflegt werden muss.

Die Zuordnung der Abwesenheiten

Beim Speichern gilt: Was in der Maske steht, gilt. Arten, die nicht mehr dabei sind, werden aus der Zuordnung entfernt – es lohnt sich also, die Seite vollständig zu laden, bevor man speichert.

Wie aus einer Abwesenheit Stunden werden

Personio meldet Zeiträume – „vom 3. bis zum 7. August, Urlaub". Der LohnManager braucht Stunden an einzelnen Tagen. Die Umrechnung macht das Zeitprofil:

1. In der Zuordnungstabelle nachschlagen, was „Urlaub" hier heißt – etwa U.
2. Für jeden Tag des Zeitraums ins Zeitprofil sehen: Was hätte der Mitarbeiter an diesem Wochentag gearbeitet?
3. Steht dort eine Arbeitszeit, entsteht ein Eintrag mit genau diesen Zeiten – aber mit der Art U statt Arbeitszeit. Eine zweite Schicht ergibt einen zweiten Eintrag.
4. Steht dort nichts – etwa an einem freien Samstag –, entsteht auch kein Eintrag. Das ist richtig so.

Hat ein Mitarbeiter für den Monat überhaupt kein Zeitprofil, kann keine einzige Abwesenheit umgerechnet werden. Diese Fälle landen mit Name und Datum in der Fehlerliste. Seine Anwesenheiten kommen davon unabhängig trotzdem an – sie brauchen kein Zeitprofil. Das Ergebnis sieht dann halb richtig aus.

Bei Urlaub entsteht zusätzlich zu den Stunden ein zweiter Eintrag, der den Tag als Urlaubstag zählt.

Was der Import überschreibt

• Korrekturen gehören nach den Import, nicht davor. Wer vormittags nacherfasst und nachmittags abgleicht, hat die Arbeit umsonst gemacht.
• Ein zweiter Abgleich desselben Monats ist unbedenklich, solange zwischendurch nichts von Hand geändert wurde – es kommt dasselbe Ergebnis heraus.
• Wird in Personio nachträglich etwas geändert, muss der Monat erneut abgeglichen werden. Der LohnManager merkt von sich aus nichts davon.
• Die Einträge sind erkennbar: In der Spalte, die festhält, wer zuletzt geändert hat, steht der Import.

Die fünf häufigsten Stolpersteine

1. Ein Mitarbeiter ohne Personio-Nummer blockiert alles. Der Abgleich bricht für die ganze Firma ab; die Meldung nennt die Namen.
2. Eine nicht zugeordnete Abwesenheitsart verschwindet lautlos. Kein Fehler, keine Meldung – der Urlaub fehlt einfach.
3. Von Hand erfasste Zeiten gehen verloren. Erst importieren, dann korrigieren.
4. Fehlendes Zeitprofil verhindert Abwesenheiten, nicht aber Anwesenheiten.
5. Nur bestätigte Zeiten kommen an. Was in Personio noch nicht freigegeben ist, wird nicht übernommen.

31GastromatikConverter

Aus dem Kompaktexport von Gastromatik wird eine fertige Lohndaten-Datei für den LohnManager: Stunden je Mitarbeiter, Feiertage nach Bundesland, Stundensätze aus den Stammdaten. Statt Zeile für Zeile abzutippen wählt man einen Monat, lädt eine Datei und lädt eine andere herunter.

Wofür die Kachel da ist

Gastromatik ist ein Dienstplan- und Zeiterfassungssystem der Gastronomie. Am Monatsende steht dort, wer wie viele Sollstunden hatte und wie viel davon Krankheit und Urlaub waren. Der LohnManager braucht dieselbe Information in einem ganz anderen Format: eine Zeile je Mitarbeiter und Lohnart, mit Faktoren statt Stunden. Diese Übersetzung macht die Kachel.

Die beiden Lohnarten

Die Kachel erzeugt zwei Arten von Zeilen. Mehr nicht – alles Weitere kommt gegebenenfalls aus einer Datei, die Sie zusätzlich anhängen.

Krankheit und Urlaub werden von den Sollstunden abgezogen und nicht als eigene Zeilen ausgegeben. Die Lohnfortzahlung läuft im LohnManager über die dort erfassten Fehlzeiten – würde die Kachel sie zusätzlich als Stunden schicken, wären sie doppelt bezahlt.

Der Weg in sechs Schritten

1. Abrechnungsmonat, Bundesland und Firmennummer. Der Monat bestimmt, welche Feiertage gezählt werden und welches Datum in der Ausgabe steht. Die Firmennummer steht später in jeder Zeile.
2. Kompaktexport laden. Die Datei aus Gastromatik, Blatt „Kompaktexport“.
3. LohndatenExport LohnManager anhängen – wahlweise. Eine bereits vorhandene Lohndaten-Datei wird unverändert mit ausgegeben, damit am Ende eine Datei entsteht statt zweier.
4. Stammdaten aus dem LohnManager holen. Tagesarbeitszeit, Entlohnungsart und Stundensatz der aktiven Mitarbeiter. Ohne diesen Schritt bleibt der Stundensatz leer und es entsteht keine Lohnart 123.
5. Ergebnis prüfen. Jede Zeile ist zu sehen, bevor irgendetwas heruntergeladen wird. Hinweise oberhalb der Tabelle nennen jeden Sonderfall namentlich.
6. LohnExport für SBS erzeugen. Die fertige CSV-Datei.

Die Feiertage

Die Kachel fragt keinen Feiertagsdienst im Internet, sondern rechnet die gesetzlichen Feiertage selbst aus – die festen Tage stehen im Kalender, die beweglichen ergeben sich aus dem Osterdatum. Das hat einen praktischen Grund: Ein fremder Dienst kann ausfallen, ausgerechnet am Abrechnungstag.

Das Bundesland ist wählbar; voreingestellt ist Hessen. Unter der Auswahl steht, welche Tage für den gewählten Monat gezählt wurden – diese Zahl geht direkt in die Lohnart 123 ein.

Die Firmennummer

Sie steht in der ersten Spalte jeder Zeile. Tragen Sie sie in Schritt 1 ein; holen Sie die Stammdaten, wird das Feld gefüllt, sofern es noch leer ist. Eine selbst eingetragene Nummer wird nie überschrieben – Ihre Eingabe hat immer Vorrang.

31Ausgabe, Anhängen & Stolpersteine

Was am Ende herauskommt, wie eine vorhandene Datei mit hineinwandert – und die Fälle, in denen eine Zeile anders aussieht, als man erwartet.

Die Datei

Der Dateiname wird in Schritt 6 angezeigt, bevor Sie ihn herunterladen – ändern Sie Monat oder Firmennummer, ändert er sich mit.

Erfassungsmonat steht als JJJJMM (August 2026 → 202608), das Datum als JJJJMMTT und immer auf dem Monatsletzten (20260831).

Die SatzNr

Sie zählt die Zeilen je Personalnummer durch, in der Reihenfolge, in der sie entstehen: erst alle Zeilen der Lohnart 100, dann die der Lohnart 123, dann die angehängten. Ein Mitarbeiter mit Stunden und Feiertag hat also SatzNr 1 und 2 – nicht zwei Einsen und nicht die Zeilennummer der Datei.

Einen vorhandenen LohndatenExport anhängen

In Schritt 3 können Sie eine bereits vorhandene Lohndaten-Datei mitgeben – etwa Zuschläge oder Sachbezüge, die an anderer Stelle entstanden sind. Sie wird unverändert an die Ausgabe angehängt, mit zwei Regeln:

• Die Lohnart 100 der angehängten Datei wird ausgelassen. Die Stunden kommen aus dem Kompaktexport – kämen sie zusätzlich aus der angehängten Datei, stünden sie doppelt in der Abrechnung.
• Eine dort vorhandene Firmennummer bleibt stehen. Nur wo keine drinsteht, wird die aus Schritt 1 ergänzt. Fremde Daten werden nicht überschrieben.

Wann eine Zeile anders aussieht als erwartet

Die häufigsten Stolpersteine

1. Die falsche Datei geladen. Gebraucht wird der Kompaktexport. Findet die Kachel keine Kopfzeile mit „Personalnummer“, bricht sie mit genau dieser Meldung ab, statt eine halb gelesene Datei zu verarbeiten.
2. Stammdaten vergessen. Ohne Schritt 4 steht in jeder Zeile der Stundensatz 0. Die Datei sieht vollständig aus und ist es nicht.
3. Falscher Monat. Der Monat steuert Feiertage, Erfassungsmonat und Datum zugleich. Voreingestellt ist der zuletzt abgeschlossene Monat – üblicherweise der richtige.
4. Firmennummer vergessen. Die erste Spalte bleibt leer.
5. Zweimal angehängt. Wer denselben LohndatenExport zweimal anhängt, hat alles doppelt – außer der Lohnart 100.

32Crewbrain

CrewBrain ist ein Personal- und Einsatzplanungssystem der Veranstaltungsbranche. Die Kachel liest von dort die Personalstammdaten – und zwar vollständig: den eigentlichen Stammsatz und die frei definierten Zusatzfelder, in denen die lohnrelevanten Angaben stecken. Ergebnis ist eine Tabelle, die Sie als CSV weitergeben können.

Die Grundadresse

Jede Firma hat in CrewBrain ihre eigene Adresse, etwa https://ihrefirma.eu3.crewbrain.com. Zugangsdaten der einen Umgebung werden von jeder anderen abgelehnt – das ist die häufigste Ursache für eine abgelehnte Anmeldung. Prüfen Sie deshalb zuerst die Adresse in der Zeile Ihres Browsers, wenn Sie in CrewBrain angemeldet sind, und tragen Sie genau diese ein.

Anmelden – drei Wege

Nach der Anmeldung prüft die Kachel die Verbindung und zeigt den Namen an, unter dem sie angemeldet ist. Der Token lebt nur im Arbeitsspeicher dieses Browserfensters: kein Cookie, keine Speicherung, keine Ablage auf dem Server. Fenster schließen heißt Token weg. Das Kennwort wird gelöscht, sobald der Token da ist.

Rechte prüfen – der wichtigste Knopf

In CrewBrain ist ein Token an einen Benutzer gebunden und darf genau das, was dieser Benutzer darf. Ein „Zugriff verweigert“ kommt also nie aus dieser Kachel, sondern immer aus den Rechten in CrewBrain. Der Knopf Rechte prüfen holt aus acht Bereichen je einen Datensatz und zeigt in einer Tabelle, was durchgeht.

Der Reiter Mitarbeiter

Hier sehen Sie sich die Stammsätze seitenweise an – zum Erkunden. CrewBrain gibt höchstens 100 Datensätze je Anfrage heraus und nennt die Gesamtzahl. Suche, Sortierung, Feldauswahl und ein freier Filter stehen unter „Erweitert“. Ein Klick auf eine Zeile zeigt den vollständigen Datensatz so, wie CrewBrain ihn liefert – die verlässlichste Grundlage, wenn eine Feldbedeutung unklar ist.

32Gesamttabelle, Zusatzfelder & Stolpersteine

Der Stammsatz allein reicht für den Lohn nicht. Was fehlt, steht in den „zusätzlichen Eigenschaften“ – und die holt die Kachel im selben Durchgang mit.

Warum es zwei Quellen gibt

Der Stammsatz aus CrewBrain enthält Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Personalnummer, Abteilung und Niederlassung. Nicht enthalten sind Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikations­nummer, Krankenkasse, Steuerklasse, Konfession und Bankverbindung. Diese Angaben liegen in CrewBrain in frei definierten Feldern, den zusätzlichen Eigenschaften. Welche das sind, legt jede Firma selbst fest – in der geprüften Umgebung sind es 22 Felder, praktisch der komplette Personalfragebogen.

Der Reiter Gesamttabelle

Ein Knopf, ein Ergebnis. Stammdaten und Zusatzfelder holen macht dreierlei nacheinander:

1. Stammsätze holen – seitenweise, bis alle da sind.
2. Zusatzfelder holen – je Mitarbeiter ein Aufruf. Anders geht es nicht: CrewBrain bietet für diese Felder keinen Sammelabruf an.
3. Zusammensetzen – eine Zeile je Mitarbeiter, Stammspalten links, Zusatzfelder rechts.

Die Spalten stehen schon nach wenigen Sekunden, weil die Feldbeschreibung mit dem ersten Abschnitt kommt und für alle Mitarbeiter gleich ist. Die Zeilen füllen sich danach; was noch nicht geholt ist, steht blass mit drei Punkten da. Sie können also die Feldzuordnung ansehen, lange bevor der letzte Mitarbeiter durch ist.

Warum das dauert

CrewBrain lässt 100 Anfragen je Minute zu. Bei 130 Mitarbeitern sind das 130 Aufrufe, die Kachel pausiert zwischen ihnen – rechnen Sie mit gut zwei Minuten. Ein Fortschrittsbalken zeigt, wo der Abruf steht. Abbrechen ist jederzeit möglich; was schon geholt ist, bleibt erhalten.

Was Sie einstellen können

Die Feldübersicht

Unter der Tabelle steht je Feld, woher es kommt (Stammsatz oder Zusatzfeld), welcher Art es ist, ob es Pflichtfeld ist und bei wie vielen Mitarbeitern es gefüllt ist. Rechts stehen die Auswahlwerte – etwa die 75 Krankenkassen oder die sechs Steuerklassen – und die Prüfungen, die CrewBrain selbst vornimmt.

Ausgabe

Als CSV erzeugt eine Datei mit Semikolon und UTF-8-Kennung, die Excel auf Anhieb richtig liest. Als JSON gibt zusätzlich die Feldbeschreibung mit aus – nützlich, wenn jemand anderes die Zuordnung baut. Ausgegeben werden nur vollständige Zeilen: Mitarbeiter, deren Zusatzfelder noch nicht geholt sind, fehlen in der Datei. Eine halb gefüllte Zeile wäre schlimmer als eine fehlende.

Stolpersteine

33Stunden-Jahreskalender

Ein ganzes Jahr auf einem Blatt: je Mitarbeiter zwölf Zeilen – eine je Monat – und 31 Spalten für die Tage. Jeder Tag ist ein farbiges Feld, das sagt, was an diesem Tag war: gearbeitet, Urlaub, krank, sonstige Fehlzeit, Feiertag, Wochenende oder gar nicht beschäftigt. Rechts stehen die erfassten Stunden des Monats und der Stand des Arbeitszeitkontos. Die Ansicht entspricht der Auswertung, die aus anderen Zeitsystemen als „Stunden-Jahreskalender“ bekannt ist.

Legitimation

Diese Auswertung zeigt die Arbeitszeiten einzelner namentlich genannter Mitarbeiter. Vor jedem Abruf muss deshalb feststehen, auf wessen Daten geschaut wird. Wer sich am Serviceportal mit Firmennummer und Kennwort angemeldet hat, hat das bereits getan: Diese Anmeldung wird gegen den LohnManager geprüft, und die Kachel öffnet dann ohne weitere Frage.

Nur wenn das Kennwort nicht mehr in der Sitzung liegt – etwa nach einer Zeitüberschreitung – fragt die Kachel in einem eigenen Fenster Firmennummer und Kennwort nach. Das ist kein zweites Kennwort, sondern dieselbe Anmeldung wie im LohnManager; sie wird direkt dort geprüft. Erst danach liefert die Brücke Daten.

Der Grund ist einfach: Diese Auswertung zeigt die Arbeitszeiten einzelner namentlich genannter Mitarbeiter. Vor jedem Abruf muss deshalb feststehen, auf wessen Daten geschaut wird. Die Firma ergibt sich ausschließlich aus dieser Legitimation und lässt sich im laufenden Betrieb nicht umstellen; sie steht oben in der Anmeldeleiste und in jeder Ausgabe. Das Kennwort wird nicht gespeichert, steht in keinem Protokoll und verlässt die Domäne nicht.

Der Abruf

1. Jahr wählen – die Pfeile links oben blättern durch die Jahre.
2. Jahr laden – die Zeitauswertung wird quartalsweise geholt, also in vier Anfragen statt in vielen hundert.
3. Stammdaten – danach holt die Kachel im Hintergrund Personalnummer, Ein- und Austritt sowie Soll und Arbeitszeitkonto je Monat. Der Fortschrittsbalken zeigt, wie weit sie ist.

Das Raster lesen

Der Mauszeiger auf einem Tag zeigt Datum, Zeitart, Uhrzeiten, Kostenstelle und Stunden – bei mehreren Buchungen alle einzeln. Der heutige Tag ist umrandet.

Welche Zeitart als Arbeitszeit zählt

Über dem Raster stehen alle Zeitarten, die im abgerufenen Jahr vorkommen, mit ihrer Häufigkeit. Ein Klick schaltet eine Zeitart zwischen Arbeitszeit und Fehlzeit um. Voreingestellt gilt „N“ als Arbeitszeit, alles Übrige als Fehlzeit. Die Einteilung wirkt sofort auf Farben, Produktivität und beide Ausgaben.

Feiertage

Die Feiertage rechnet die Kachel selbst nach dem Bundesland, das oben gewählt ist – die beweglichen Tage über die Osterformel. Betriebliche Sonderregelungen und regionale Ausnahmen wie Fronleichnam in einzelnen Gemeinden sind darin nicht abgebildet. Maßgeblich bleibt die Abrechnung.

33Stunden, Arbeitszeitkonto & Ausgaben

Rechts neben dem Raster stehen zwei Spalten. Sie sehen gleich aus und meinen Verschiedenes: die eine summiert, die andere schreibt fort.

Die Spalte Std.

Alle im Monat erfassten Stunden, ohne Ansehen der Zeitart. Die Zeile Gesamt ist deren Summe über das Jahr.

Die Spalte AZK

Der Stand des Arbeitszeitkontos am Ende des jeweiligen Monats – genau so, wie ihn die Stundenerfassung des LohnManagers für diesen Monat historisiert führt. Es ist also derselbe Wert, den Sie sehen, wenn Sie im LohnManager in der Zeiterfassung auf diesen Monat blättern.

Der Hinweis an jeder Monatszelle nennt drei Dinge: den Stand, seine Herkunft und die Veränderung im Monat – erfasste Stunden minus Sollstunden. Die Sollstunden kommen aus der Stundenerfassung des LohnManagers, nicht aus einer Rechnung dieser Kachel.

Vortrag

Der Stand vor Januar. Die Kachel rechnet ihn aus dem ersten belegten Monat zurück – Kontostand dieses Monats minus dessen Veränderung. Der Wert lässt sich im Feld überschreiben, etwa wenn der Saldo aus dem Vorjahr abweichend übernommen wurde. Die Ausgaben übernehmen den überschriebenen Wert.

Der Detailbereich

Vergrößern

Im Serviceportal läuft die Kachel in einem Rahmen; ein Fenster darin kann nie größer werden als dieser Rahmen. Vergrößern öffnet die Auswertung deshalb dort in einem eigenen Reiter – mit Jahr und Mitarbeiter im Aufruf, sodass sie sofort dasselbe zeigt. Dank Zwischenspeicher steht sie in Sekunden. Wird die Kachel bereits als ganze Seite genutzt, schaltet derselbe Knopf die Ansicht bildschirmfüllend und heißt dann Verkleinern.

Ausgaben

Vor jeder Ausgabe holt die Kachel die noch fehlenden Arbeitszeitkonten nach – bei vielen Mitarbeitern dauert das einen Moment, der Fortschrittsbalken zeigt es an.

Stolpersteine

34TagesJournalSFN – Tagesjournal mit Zuschlägen

Diese Kachel bildet das Blatt TagesZuschlagJournal des LohnManagers nach: je Mitarbeiter eine Seite, je Tag des Monats eine Zeile. Wer das gedruckte Journal daneben legt, soll nicht zweimal hinsehen müssen – Aufbau, roter Kopfbalken und Spaltenfolge sind dieselben.

Bedienung

1. Monat wählen – voreingestellt ist der zuletzt abgeschlossene Monat.
2. Monat abrufen – ein Aufruf, danach steht die Mitarbeiterliste links.
3. Mitarbeiter anklicken – rechts erscheint sein Blatt, so wie es gedruckt aussieht.

Vergrößern öffnet das Blatt im Serviceportal in einem eigenen Reiter, auf der ganzen Seite bildschirmfüllend. Neu einlesen übergeht den Zwischenspeicher.

Die Spalten

Ausgabe

PDF · alle erzeugt eine Datei mit einer Seite je Mitarbeiter und Seitenumbruch, PDF · dieser nur das angezeigte Blatt. Beide tragen den roten Kopfbalken, „Zuschläge M.JJJJ", Firma, Name und Personalnummer sowie unter der Tabelle die Summe der Stunden.

Zugang

Wie beim Stunden-Jahreskalender: Wer am Serviceportal mit Firmennummer und Kennwort angemeldet ist, kommt ohne weitere Frage hinein. Fehlt das Kennwort in der Sitzung, fragt die Kachel es in einem eigenen Fenster nach und prüft es gegen den LohnManager. Die Firma ergibt sich daraus und ist nicht wählbar.

Stolpersteine

35MonatsJournal

Das Monatsjournal des LohnManagers auf einem Blatt: je Mitarbeiter eine Zeile mit Normalstunden, Grundlohn, Urlaub, Guttagen, Krank und den Geldspalten, darunter die Summenzeile. Anders als der Stunden-Jahreskalender oder das TagesJournalSFN zeigt diese Kachel nicht einen Mitarbeiter im Zeitverlauf, sondern alle Mitarbeiter eines Monats nebeneinander.

Bedienung

1. Monat wählen – voreingestellt ist der zuletzt abgeschlossene Monat.
2. Monat abrufen – ein Aufruf, danach steht das Blatt.
3. Suchen – das Feld oben filtert nach Name oder Personalnummer.

Neu einlesen übergeht den Zwischenspeicher, Vergrößern öffnet das Blatt im Serviceportal in einem eigenen Reiter und auf der ganzen Seite bildschirmfüllend. Ausgabe als PDF (A4 quer) und als Excel mit fixierter Kopfzeile.

Die Spalten

Stolpersteine

36AZKAuswertung

Der Arbeitszeit-Monitor des LohnManagers für ein ganzes Jahr: je Mitarbeiter fünf Zeilen – Soll, Ist, AZK-Saldo, MiLoG Monat und MiLoG Jahr – mit je zwölf Monatsspalten. Damit sieht man auf einen Blick, in welchem Monat das Arbeitszeitkonto gekippt ist und ob die MiLoG-Grenzen eingehalten sind.

Bedienung

1. Jahr wählen – die Pfeile links oben blättern durch die Jahre.
2. Jahr abrufen – ein Aufruf für das ganze Jahr und alle Mitarbeiter.
3. Suchen – das Feld filtert nach Name oder Personalnummer.

Der AZK-Saldo ist die einzige farbig hervorgehobene Zeile: negativ rot, positiv grün – dorthin schaut man zuerst. Neu einlesen übergeht den Zwischenspeicher, Vergrößern öffnet die Auswertung im Serviceportal in einem eigenen Reiter. Ausgabe als PDF (A4 quer) und als Excel mit einer Zeile je Mitarbeiter und Kennzahl.

Die Gegenprobe

Der Knopf Gegenprobe blendet unter jedem Block eine zusätzliche Zeile Ist − Soll ein. Sie ist die einzige eigene Rechnung dieser Kachel und als solche beschriftet.

Stolpersteine

37SFNKonto

Der SFN-Monitor des LohnManagers für ein ganzes Jahr: je Mitarbeiter vier Zeilen – Soll-Zuschlag, Ist-Zuschlag, Differenz und Netto-Komp – mit zwölf Monatsspalten und der Summenspalte des Jahres. Damit sieht man auf einen Blick, ob die gezahlten Zuschläge zum vereinbarten Soll passen und wo im Jahr sie auseinandergehen.

Bedienung

1. Jahr wählen – die Pfeile links oben blättern durch die Jahre.
2. Jahr abrufen – ein Aufruf für alle Mitarbeiter.
3. Mitarbeiter anklicken – links in der Liste; „Alle Mitarbeiter" führt zur Übersicht zurück.

Die Spalte rechts in der Liste nennt die Jahresdifferenz, negativ rot und positiv grün. Ausgabe als PDF (A4 quer) und Excel; ist ein Mitarbeiter gewählt, enthalten beide nur ihn. Neu einlesen übergeht den Zwischenspeicher.

Die Gegenprobe

Der Knopf Gegenprobe blendet unter jedem Block die Zeile Ist − Soll ein. Anders als beim Arbeitszeitkonto muss sie hier mit der Zeile Differenz des LohnManagers übereinstimmen – beide meinen dasselbe. Spalten, in denen sie auseinandergehen, werden rot ausgewiesen, und unter der Tabelle steht, bei wem.

Stolpersteine

38AnalyseKurzfristig

Dieselbe Jahresansicht wie der Stunden-Jahreskalender – aber gezählt werden hier Arbeitstage statt Stunden. Rechts steht je Monat die Zahl der Arbeitstage, am Fuß das Tagesbudget: 70 Arbeitstage im Kalenderjahr abzüglich der bereits geleisteten.

Was als Arbeitstag zählt

Jeder Kalendertag mit mindestens einer Buchung, deren Zeitart als Arbeitszeit eingestuft ist. Wie lange an dem Tag gearbeitet wurde, spielt keine Rolle – zwei Stunden sind ein Tag wie zehn. Urlaub, Krankheit und sonstige Fehlzeiten zählen nicht mit.

Vortrag

Arbeitstage aus anderen Beschäftigungen desselben Kalenderjahres zählen für die Grenze mit, stehen aber in keiner Zeiterfassung dieser Firma. Sie werden deshalb in der Zeile Vortrag von Hand eingetragen – ganze Tage, nicht negativ. Gesamt ist die Summe aus beidem.

Das Tagesbudget

Dasselbe steht im Detailbereich rechts unter Tagesbudget, dort zusätzlich aufgeschlüsselt nach Vortrag, Verbrauch und Grenze.

Stolpersteine

AWerte & Grenzen 2026

BPersonen- & Beitragsgruppen

Personengruppenschlüssel (Auswahl)

Beitragsgruppenschlüssel – vier Stellen: KV · RV · AV · PV

Beispiele: 1111 = alle vier Zweige voll · 0000 = beitragsfrei (z. B. vorgeschriebenes Zwischenpraktikum) · 6100 = Minijob mit RV-Eigenanteil · 0100 = Werkstudent (nur Rentenversicherung) · 3111 = Beitrag ohne Krankengeldanspruch.

CGlossar

DHäufige Fragen

Muss ich etwas installieren?

Nein. Alle Apps laufen im Browser. Empfohlen sind aktuelle Versionen von Chrome, Edge, Firefox oder Safari; auf Tablet und Smartphone funktionieren die Formulare ebenfalls, die großen Tabellen lassen sich am Rechner aber angenehmer bearbeiten.

Was passiert mit meinen Eingaben?

Rechner und Prüfschemata arbeiten ausschließlich auf Ihrem Gerät – es wird nichts übertragen, solange Sie nicht ausdrücklich senden. Formulare und Erfassungslisten werden erst beim Absenden übermittelt und dann geschützt bei uns abgelegt. Hochgeladene Dokumente für die automatische Auslese werden nicht gespeichert.

Wozu die LohnManager-Zugangsdaten?

Nur für den einzelnen Abruf von Stammdaten und Abrechnungswerten. Sie werden nicht gespeichert. Jede App weist vor dem Abruf darauf hin.

Warum sehe ich eine App nicht?

Der Umfang wird je Mandant freigeschaltet. Fehlt eine Kachel, die Sie brauchen, genügt eine kurze Nachricht an uns.

Wie verlässlich sind die Ergebnisse?

Die Prüfschemata bilden die gemeinsamen Rundschreiben und die geltende Rechtslage ab und werden gepflegt. Sie ersetzen aber keine Einzelfallprüfung – gerade bei Mehrfachbeschäftigung, Auslandsberührung oder Tarifbindung. Als Beta gekennzeichnete Apps bitte besonders sorgfältig gegenlesen.

Ich habe einen Fehler gefunden – was tun?

Bitte melden Sie ihn uns mit App-Name, Ihren Eingaben und dem erwarteten Ergebnis. Rückmeldungen aus der Praxis sind der Grund, warum die Apps besser werden.

EKontakt & Checkliste

So erreichen Sie uns

Kurz-Checkliste für den Alltag

FDie Websites im Überblick

Sie begegnen uns unter mehreren Adressen. Dahinter steckt derselbe Datenbestand: Alle MicroApps, dieses Handbuch und Ihre Zugänge werden an einer einzigen Stelle gepflegt.